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【玛莉海-晴天说】让学习和工作事半功倍的方法你掌握了...

转载自微博用户@玛莉海--晴天


1、高效工作的呼吁
我们常说“提纲挈领”,就是在先拿住整个事物的发展脉络,并把握关键节点,同时兼顾各个方面。在任务管理方面,也是如此。利用云端存储与协作工具,个性化的抓取并控制关键点,达到对整个项目或者事件的控制。相信这也是每个人在电子化办公的时代,实现学习和工作事半功倍的重要步骤!

                                                                 
伙伴云界面

在协同工具方面,我只用过伙伴云,而且因为便捷,就一直在用,并且推荐给每一个我认识的人和团队。因此,本文相对多一些以“伙伴云”的界面进行原理介绍。

伙伴云是我在工作的时候,从工作团队小伙伴那里get到的一个实用类型工具。它的功能就像它的名字——伙伴、云。

云——通过云端存储,实现在网页、客户端同步上传或者下载所有的资料与信息。
伙伴——意味着可以实现小组协同分工,共同实现某项工作程序的跟进、执行、反馈等。

说到存储功能,那简直太便利了!

作为一个新媒体从业者,除了产出原创之外,很重要的一项能力就是【信息搜集】和【存储】,如果有团队还涉及到【共享】。我们这里做一个【传统记录+分享】与【伙伴云使用】的对比情况。

传统资料获取与共享

step1:网页浏览到素材
step2:存储至word文档,或者直接黏贴网页链接
step3:打包压缩一堆文件,邮件或在线传送给团队成员B
step4:B修改过资料,再打包发回

然后step3~4无限循环,双方将资料名称改来改去,文件夹里会出现一堆文件。

更惨的是,如果要是涉及到一堆项目同时开展,再同时改来改去……那画面简直太美,不敢想象……↓↓


然后,整体陷入“我好忙喔全是事!”
但实际却是“低效率”、“零进度”状态。
真是奇怪~
线上云资料获取与共享

step1:按照需求(如项目、学科、时间序列)建立工作分区、任务表单
step2:寻找所需要的素材(无论图文、链接等)
step3:按照表单中的内容逐步填充
step4:涉及共享时,将团队成员加入工作区,双方都可直接拿到资源,且可以添减新内容

我个人的桌面基本可以做到这样

2、伙伴云主页面介绍

现在我们具体介绍一下伙伴云页面,在主页面(我习惯用网页版,扫描二维码用微信登陆)就会显示我的工作分区,七七八八的内容都在各个工作区中的不同板块中。

伙伴云界面

你可以建立新的工作区,也可以被邀请进入其他人的工作区,他们之间是相互独立无影响。

在你自己建立的工作区内,你就是管理者,可以对工作区的属性等内容进行修改,可以作为你个人云端数据上传和使用的便捷工具。在你邀请小伙伴们一起进入工作区时,对方只会进入你指定的某个工作区,而非全部。

这部分内容会在后半部分叙述。




某个工作区-内含多个表单

图中,是【工作区-新媒体小分队】的界面,第一行带图标的小圆圈代表你的工作表单,你可以通过戳带“+”的圆圈图标进行。

某表单-内含多个记录

图中是【表单】展开界面,这里你可以预览该条目下所有的记录情况。

这些都可以通过你自己的设计实现,我们接下来看一下如何建立你的【伙伴云】。该部分内容主要包括——①建立工作区;②创建表单;③添加与修改记录。

3、建立工作区

工作区相当于一个笔记本,不同的功能区就是你的不同学科的笔记本。主要涉及大类区分、不同工作记录、不同项目记录等等。

戳带有“+”的图标
取名字
调整封面图片(非必要)

这样,我们首页上就会出现刚刚建立好的工作区封面,大类就建立好了。接下来建立下一级——表单。


4、建立专属表单


建立表单有2种方式:下载模板;手动创建。

第一种方式下载模板。
是最快捷,直接找到你想要的下载就可以,适用的范围主要是通用类型的表单——打卡、绩效考评、作业记录等等。这里就不细说了,戳开相应界面,全部都有。缺点是——缺乏个性化,可能不完全匹配你的需求。

建立初期,伙伴云自动提示你下载

第二种方式,则是自主建立表单。
为什么说是建立专属表单呢,因为表单属于比较个性化的内容,它的每个版块是根据你的实际需求自己添加设定的,没有固定版式。

先上一张完成图

每一列的内容,都是你根据自己的需求罗列的,每一列的属性也不尽相同,为什么这么说?继续往下看↓↓↓

初始界面——一片空白
输入列名称
每一列都可以命名并选择属性

根据你输入的名称自动匹配填充内容
这是一个下拉选项用来描述状态↑↑
属性细节填充↑↑

也可以勾上“彩色选项”↑↑

可以上传附件

输入“图片”可以上传图片

将所有我们需要的列名称与属性设置完毕之后,保存,我们就可以看到【建立表单开篇】的那张完成图页面咯!



5、建立记录
建立记录是我们的实际使用环节,接下来的图文是简单的示范。建立在我所设置的列表基础上。

表单预览

戳上图右侧带“+”的按钮↑↑,进入编辑页面↓↓。

记录编辑页面

在这个板块中,我们前面设置的所有的条目都会显示出来,此时,按需要输入即可。最值得一提的是图片上传、多格式附件上传、以及设置项目状态。输入之后保存即可。

在【表单晴天示范123】中的预览情况

我们可以很清楚的看到,每一项记录的主要信息,而不必把所有的东西都下载下来,才知道里面的内容。

6、邀请成员

介绍到现在,工作区还是我们单独操作的,因为要协同合作,那我们就要邀请小伙伴们进入到我们的相应工作区。在各个工作区的主页面上,我们会看到邀请的方式——①链接邀请;②邮箱和手机号输入邀请

链接邀请

这种邀请方式比较便利。如下图,我们戳开这个按钮之后,会自动生成一个进入链接,只要把这个链接发给对方,通过确认,对方就会自动进入你的工作区。

记得在邀请期间,一定要把链接邀请打开喔!之后也一定要记得关闭!
链接邀请

链接生成页面

邮箱和手机号输入邀请

这种方式适合你的伙伴云通讯录中,已经有了你需要添加的人选,通过拖拽方式,对方直接进入目标工作区。

戳立即邀请
直接将需要的人选拖拽至左侧

我自己测试的时候,发现输入手机号或者邮箱号的方式都不是很好,可能这类邀请会容易被一些个人邮箱当做垃圾邮件屏蔽掉,又或者是等待时间太长,总之都不够直观。

7、结束语
说到这里已经进入收尾了,其实总的一句话就是——千头万绪理不断,提纲挈领省心神。

学会云协同工具到熟练,顶多一个下午,但是却为之后的工作开展节约了非常多的精力和时间,将人从高度紧绷、大脑超负荷运行、疲惫的状态中解放出来,神清气爽。而且每一项工作是什么,进度到哪里,是否关键点梳理清楚了,都非常直观的反映在你的表格中,大大优化了工作的流程性。

这也是我个人进入工作状态后,通过【电子表单】继续实现【手账】管理工作与时间的一次尝试,总之,希望能够对大家有帮助咯!


                                      
                                                          【新媒体小分队】http://t.cn/RfVOrrl

团队协作,尽在掌握~
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