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一、为什么采购人员需要对库存负责？ 有人为此提出了“采购人员必须为自己的后续库存和物流负责”的言论。 说到“采购要对库存负责”，一些传统采购的朋友叫屈了：我们采购不就是买东西么，怎么还要为后续的物流与库存负责？库存情况应该由库管来负责呀，和我有什么关系？...... 如果是生产制造公司:采购人没有及时的把相应的物料采购回来，因物料库存不足而造成生产任务停滞，最后导致销售业务和公司回款均受影响时，采购人员要不要对库存负责呢？ 如果是贸易公司:采购人员的责任更大了，因为你采购的商品和库存息息相关，采购及不及时、采购多少都会直接影响公司的业务。如果采购量过多，有那么多余的商品需要暂时存放在仓库中，也会导致仓储相关费用和库存持有成本增加，无形之中给企业带来巨大损失。 所以，这就要求采购人员加强采购管理的专业能力，同时也要主动承担起因采购问题引起的后续库存、物流甚至是销售的责任。 二、如何保证供应不断货，又能降低库存不积压？怎样确定安全库存最准确？一百个人有一百个答案，因为行业的不同、供应商和客户的不同，管理方式和水平的不同、生产技术和能力的不同，很难给出一个标准答案。 但是，我们可以借助理论工具，结合行业特点，公司的管理习惯和内外围因素总结出一个最适合本公司安全库存。
以下是两个通用的解决方法。 1.存货的ABC管理我们可以将存货按照重要性原则进行分类，重点从以下几个维度进行分析： (1)哪些物资是采购单价高或采购频次高；(2)哪些物资低值，但占用采购人员大量工作时间；(3)哪些物资交期不良、质量不良，占用采购人员大量处理时间的；(4)哪些物料库龄超期，形成呆滞物料，形成呆滞是什么原因造成的； 在此基础上做物料ABC分类，步骤如下： （1）年耗用量统计；（2）计算金额；（3）采购金额统计并排序； （4）计算每项材料总金额之占比并累计比率；按累计比率将物料划分为ABC三类：累计比率占70%左右的物料，属A类，累计比率占70%-90%左右的物料，属B类，累计比率占90%左右-100%的物料，属C类 （5）绘制柏拉图； （6）决定A、B、C物料，并确定ABC类管理规范。 A类物料种类占比10%左右，但金额占了总采购金额的70%，属重点管控对象，应做最严格的库存管理。 C类物料，在库存管理上可以根据年度、季度采购计划，参考历史数据做安全库存，在公司内部形成超市模式，内部客户可以超市里直接选用，避免按单次需求走采购申请流程，当低于一定低库存时，通知供应商补货。 B类物料界于A、C类之间，采购策略也居于中间，可适当少量备安全库存，多频次让供应商补货。
2.以BOM单为基础，对全部库存设置一定的安全天数。例如，全部库存要满足10天的生产需要，则各个存货都要进行安全库存的设置，最高最低库存的数量要设计好。做安全库存的时候，要考虑产销动态，不是安全库存做好了就可以长久的使用，要根据具体使用量或者淘汰速度做出最佳的安排，不会有人会百分百的准确，无限接近就可以，即潜无限。 总之，没有完美的安全库存，但是绝对有最优库存，关键看管理层和执行者如何定位和执行。 下面，我们通过一个真实的企业案例，一起来看下～ 三、企业案例：有效解决库存、采购、订单管理“三大难”河北天罡星机械设备有限公司（以下简称天罡星）是一家从事建筑设备（吊机）零部件的大型生产商，主要承接下游客户（塔吊厂家）的订单需求，根据订单发起内部的生产计划，然后在订单生产之前匹配相对应的物料。
由于公司采购人员喜欢采用Excel和微信等较为传统的方式来管理订单，最终的结果就是：物料损耗以及同种物料积压的现象严重，因无法按照约定的时间及时交货，客户经常打电话投诉。 针对天罡星企业面临的现状问题，伙伴云为其量身定制了一套解决方案，功能涵盖采购管理、库存管理、订单管理等模块，通过系统实现了采购-生产-库存全流程管理，提升了企业的数字化管理水平。 1.订单管理：订单信息实时同步，不再错漏单上系统前：销售人员通过Excel或微信群组同步订单信息给生产部门，因消息发送覆盖，存在错单、漏单现象； 上系统后：建立了完整的产品体系--成品、半成品、原材料库，同种产品不同的属性（规格、型号、尺寸）等都线上记录存储，生产人员进入系统即可按照订单信息合理安排每日的生产任务。
2.采购管理：自动发起采购流程，统计采购费用支出上系统前：采购人员通过Excel管理物料，旺季事情过多时常出现物料录入不及时的情况，导致其他采购人员再次采购；如果物料采购不及时，生产过程因物料不足，导致生产搁浅延期； 上系统后：采购人员会根据库管补货提醒，发起内部的采购流程，相关领导线上审批后，系统还会自动统计出每月/季度采购费用支出情况；
3.库存管理：库存数据实时更新，销售不怕卖超单上系统前：销售人员无法得知实时库存情况下订单，订单生成一段时候后，仓库部门反馈无法在约定时间内给客户供应产品，出现违约给企业带来不必要损失； 上系统后：库存实时更新，出入库明细一目了然，销售人员对于库存心里有数的同时，同时可以给到客户预期。
4.库存预警自动通知，自动化管控货品出入上系统前： 依靠人工盘点仓库，出入库信息更新不及时、易出错，经常出现“旺季货难找，过季货一堆”的情况，无库位管理。 上系统后：建立每日库存预警线，如果产品库存低于预警值，系统会自动通知库管人员及时补货，帮助仓库管理员每天第一时间准确得到库存的报警情况，避免库存匮乏。
上线伙伴云系统一期后，天罡星不管在内部沟通上，还是在物料采购、库存管理、订单交付上都有了整体就有了明显的变化。
（1）数据公开透明：提升部门协作效率，让信息流转起来，企业内部沟通效率至少提升50%；
（2）订单及时交付：销售人员在接受客户需求之后，第一时间满足客户需求，客户满意率提升20%；
（3）采购更加精准：库存数据自动统计和提醒，采购人员采购精准性提升至100% - 算料：MRP物料需求计划；
- 物料清单（BOM），你的产品是由什么组成的，分解成多少道工序，每道工序的工艺大概是什么样的，由什么设备、人员来参与;
- 库存，存货核算，采购进出，生产收发货；
- 财务管控，严谨一点的，需要分析制造费用，叫精细化成本核算，最后帮你算出做完一笔订单，你的综合成本是多少，都分摊在哪几个流程节点（注意，这里就可以给企业提供依据，遇到特殊情况，如疫情，至少能知道在哪些流程可以缩减成本）。
- 最后，可能还会涉及到供应商，客户管理（客户信用额度，历史交易数据等）
总结起来，ERP可以帮你了解：接单后需要在什么时候准备多少钱买多少东西，在什么时候安排人生产多少东西后，什么时候能交付给客户，最后能挣多少钱！
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