多项目同时停止如何做好进度管理？

多个项目同时停止会发生很多不确定性事件，而且工作强度较高时效率会明显下降，请问这个时候如何做好时间管理，确保项目的进度可以控制在一定范围内？

看到题主的烦恼到，我也深有同感。
在基层工作时，由于人员紧张，一个人通常被当做几个人用，而身为“救火队员”的我，则是最佳的冲锋军。
在忙的焦头烂额的时候，我经常自我鼓励，类似于“习惯痛苦与考验就能长出坚硬的铠甲”这种金句我对自己说过不下百遍，但“一个项目就已经涉及各种繁杂的事项以及成员，更何况是多个项目同时进行，只有靠项目管理者一个人来跟进很难做到兼顾”的难点也是客观存在的。因此，我们要学会使用一些项目管理软件。
就我个人而言，我习惯借助工具来拉开差距、体现效率、自证能力。后来我接触到了多项目管理软件——飞项。
它有专门的团队空间，用于容纳多项目，并且可以进行跨项目的团队日程管理、成员管理、资料知识库的沉淀、数据报表的分析，所以你可以把空间理解成一个团队共同管理一些项目和事物的地方。
和大家分享下【飞项】这个宝藏功能——团队空间！
一. 建立团队专属空间，区分成员权限

人员杂，项目多，管理起来就容易散，因此，一个进行集中管理的专属团队空间就必不可少。团队空间，顾名思义就是个团队共同管理一些项目和事物的地方。由多项目组成，可以进行跨项目的团队日程管理、资料知识库的沉淀、数据报表的分析。
把团队所有需要完成的项目都在空间上面列出来，方便进行统一的管理。


在成员管理方面，团队空间有内外成员的区分功能，管理者可以通过设定内外成员来对他们进行权限管理，并且可以进行添加、移除、分配高级/普通账号等操作。内部成员可以查看空间所有项目日程与数据的权限；而外部成员只可处理所属项目相关事项及查看相关事项的小任务和脉络图。对于项目管理者来说真的是省心省力了！


二、创建项目

飞项的【团队空间】支持创建多个项目。可以根据项目的性质和需求，创建多个项目，并且把负责项目的相关伙伴都加入一个共同目标的page里，共享彼此事项，随时掌握项目进展。
项目分门别类创建好后，在空间主页一目了然，方便后续的分类管理。


三、事项创建与派发

创建完项目，就可以在项目里直接创建事项。当然，也可以把已有的事项直接导入，无需新建，很方便。
如果事项比较复杂，还可以进行合理的拆解。目前，飞项支持将事项进行母子孙三级事项拆解，还可以创建下级待办。


拆解完成后，就可以把事项派发给协作人了，该事项就会一秒加入对方日程，定时提醒他完成。​
在项目进展过程中，有任何问题可以在项目/事项IM中随时和项目成员沟通，也可以利用一些小工具，比如发布公告、创建待办、预约会议、撰写总结等，多种小组件快速提高项目完成效率。


四、跟踪进度

在飞项的[项目概览]，可以直观看到具体单个项目的最新动态、各成员完成排行榜，以及项目的整体进度情况，比如完成了多少件事、延误了多少工作等等。


也可以通过[事项列表]，通过不同维度筛选排序清晰了解到项目的细节，比如事项状态、活跃情况等等。


对于成员的工作量安排和完成情况，也可以在[成员日程]上清楚得知。


五、多项目统一管理

说到多项目管理，那就是【团队空间】大展身手的地方！如果说项目空间是针对单个项目的事项进行管理，那团队空间就是整合了团队里所有的项目进行统一管理。
·团队日程
要说多项目管理中最重要的莫过于项目进度与成员管理。多个项目时间期限分别是多久，是否有时间冲突，突加要求能否按期完成；成员的工作是否合理分配、会不会有人浑水摸鱼……要考虑跟进的太多太多。
那就看【团队日程】视图吧！包含成员工作安排与团队月视图，帮助项目经理快速了解把握项目进度。
从成员安排处可以看到团队成员在所有项目里承担的工作总和，包括事项来自哪个项目、是否延期、是否超额等，有效了解成员进度。


而项目月视图，则可以总体概览当月多项目的工作安排与时限，帮助项目经理把握不同项目的进度，哪些项目要截止需提高效率，哪些项目时间尚充裕可排后的，都一目了然，还可以根据需求自由进行筛选。


·数据报表
这里是个“用数据说话”的地方，通过数据报表，可以统览所有项目的进度状态、成员表现；同时它还提供多维度的报表分析，包括全量分析、不同项目的分别分析以及针对成员表现的分析，满足管理者不同的分析需求。
这个视图也方便在项目结束后，项目经理依据成员表现进行奖惩分配，有数据支撑，让奖罚更科学合理。


多项目管理不容易，借用一些项目管理工具会大大提高管理效率。飞项的团队空间在这方面能完美满足题主的要求。
一点点个人使用的经验分享，希望我的回答能帮助到你。

引用 @讲讲我们多项目管理的10个关键点以及2个工具

多项目同时进行已然是大部分企业的现状，而在多项目管理之所以比单项目管理困难，主要在于项目资源分配不均；多项目进度监控难、沟通协作复杂。关于多项目管理的原则和方法论，其实现在已经有非常多经验丰富的人分享过 ，但是就像那谁说的，“知道很多道理，却依然过不好这一生”。
有了必要的原则和方法论，怎么在团队里实施和落地这件事却也是个大问题。下面就从我们团队落地的多项目管理，以及结合下面高赞答主@maggie 项目管理的一些要点，讲讲我们多项目管理的10个关键点以及2个工具。
一、多项目管理的十大关键点：

• 明确且达成共识的项目目标
  
• 制定项目标准及流程
  
• 合理的优先级排序
  
• 有能力保障且有能力执行的资源分配
  
• 精细化的任务分解，任务责任到人
  
• 每日检查、每周检查项目进展和提交物
  
• 根据检查情况调整任务目标、资源、进度，并修改计划
  
• 有效沟通
  
• 激励
  
• 工具化
  

二、2大工具

文中涉及的业务团队的项目管理、任务管理、OKR管理均在工具 Worktile 完成
https://xg.zhihu.com/plugin/94676b107328a76fa4989c42a0264928?BIZ=ECOMMERCEIT 团队的目标、项目进度管理、需求管理、测试管理、效能管理测试通过 PingCode
https://xg.zhihu.com/plugin/3f9755a2363381f8fe5fa7e56830e411?BIZ=ECOMMERCE1、明确且达成共识的项目目标

确保每个人都知道自己努力的方向是什么，确保每个工作项都是为实现这个目标在做贡献。如果连目标都不明确，那么整个团队也只是在低着头做事，完全谈不上主观能动性和积极性。
而解决目标问题（特别是创新型项目目标），我们有个一直在使用的方法就是OKR，因为OKR除了目标公示，最重要就是能人能发动大家一起来思考，整个Team要实现这个总目标，每个人需要达成哪些关键结果，有哪些增长点等等。
在工具层面，为了管理OKR在整个企业的落地运营状况，随时跟进目标完整情况。
国内外主流的一些OKR管理工具2、制定项目标准及流程

多项目往往也意味着多团队、跨团队，而标准化、流程化能够尽可能的让不同的团队按照统一的规则和标准做事，也能给团队减少冲突，极大实现企业员工之间的默契。
就比如，用户端反馈的一个小需求，如何在不同的团队之间传递，并最终被产品采纳,然后上线到新的功能中，这个小小的事情就是一个公司内部运营的小流程。而这个小小的流程标准化和非标准化所带来的差异是巨大的。



就比如说，在没有标准流程情况下，需求反馈找谁？是否完成评审？开发进度如何？全都靠一张嘴问，这些信息差带来的问题会浪费大量时间。
而有标准化流程情况下，所有需求大家都知道统一提交的地方，产品侧有统一处理时间，进度都可通过系统实时查看，超时延期系统自动触发提醒。紧急需求也有紧急通道，一切都将是有条不紊的进行，不需要大家在找人，等人这些事情上浪费大量时间。
3、合理的优先级排序

优先级排序能够有利于资源的合理分配，将更多的注意力集中在重要和紧急的项目上，这是大家都知道的事。所以在这里并不打算过多展开，这里主要想给大家推荐一种优先级排序方法：创建项目价值分析标准（具体可根据企业特点进行调整）



4、有能力保障且有能力执行的资源分配

并不是所有资源都能得到有效的投入，这是项目风险的一个重要原因。
除此之外，一个公司资源是有限的（包括人力/财力/硬件设备等），同一资源不可能同时供所有的项目使用。
多项目并行时，在资源充沛的情况下一般是几个项目内部互相调用，特殊资源找公司协调；在资源紧张时，应先建立多项目进度计划梳理与内外部资源情况分析，再根据每个项目不同的阶段及情况，匹配人力资源模型。
5、精细化的任务分解，任务责任到人

项目与关键结果对应
我们团队项目执行的第一步是创建与目标关键结果相对应的项目，当然，由于目标的复杂程度不同，一个关键结果可能会对应多个项目。对应关键结果最大的价值就在于让团队始终明确目标。


精细化的任务分
为了方便评估风险，最大限度减少不可控因素，需要对项目进行逐级拆解，要将所有任务分解到不能再分，让每个任务的粒度足够小，然后再根据任务优先级进行排期。



Worktile的截图

任务责任到人
在进行一些重大项目时，我们有时用Worktile将每个项目中的工作逐层分解，从项目目标（可能是关键结果）开始由上至下逐级拆解，直至每项工作都能估算工期和成本，然后为任务设置唯一负责人（之所以强调唯一是为了防止个别员工消极怠工）。
如果有的工作暂时没有想清楚或者没办法分配给唯一负责人可以选择暂时分解到可以估算的程度并为这项工作确定一个团队意识或领导能力较好的主导人员，确保工作可以有序推进。

规定截止时间
在项目推进过程中，我们一般情况下只会规定整个项目的完成时间，或者最多规定几个里程碑式的关键节点，只是项目执行过程错综复杂。
所以，为了最大限度规避项目延期风险，在执行过程中，为每项任务设定确定的截止时间，这样，一方面可以随时了解项目进度，评估项目风险；
另一方面，对于一些无法确定完成时间的任务可以重点关注推进，集中精力解决不可控的任务，避免项目延期。



6、每日检查、每周检查项目进展和提交物

一个好的工具能在这个环节帮助你减少非常多的开会时间，因为不用每天都有事没事都半小时开会来做这件事，你随时可以通过每个人任务进度来查看交付物以及项目成员所遇到的问题。



7、根据检查情况调整任务目标、资源、进度，并修改计划


8、有效沟通

方法层面上：要确保每个人听明白了自己的任务和目标是什么，比较靠谱的方法：一是听参与人讲述他的想法和理解，二是过程跟进，举个例子说，比如要出一个PR或者做一个活动，在框架阶段你就需要进行一次审核，从而在很短时间内纠正，有效避免时间过半方向还不对的情况。
选择合适的沟通工具，像微信、电话什么的你无法保证所有重要信息都有记录，因为信息不透明扯皮的事并不少见。所以选择能比较全面的描述任务信息、以及关联任务背景，相关人员、讨论记录永久保留等，通过这种方式，新加入人员从工具上就能获取80%的任务相关信息，以及找到众多的相关人员进行询问。
9、激励

“又要马儿跑又要马儿不吃草”这句话放在某些领导或者企业管理者身上很适合，当然，大多数老板肯定都想以最低的成本获得最大的收益，只是，低成本也是要有限度的，对于员工来说，适当的激励的非常必要的。
尤其是与目标相关的激励机制，如果只有目标没有激励，那么目标的完成与否或者目标完成质量好坏都与员工没有关系，多数员工只关心与自己利益相关的工作或任务的完成情况，因此，针对目标的激励至关重要。
至于建立怎样的激励机制那就是仁者见仁智者见智了，并非专业所以就不再展开讲了。不过，激励制定的基础我觉得可以遵循马斯洛的需求层次理论：



除了满足基本的生理和安全需求（工资福利）还要让员工有归属感并且觉得自己能得到成长，这个成长不一定是一些强制要求大家读书，而是让员工能得到自己工作技能或者知识。
从目标到项目执行再到成员激励，三者独立进行却又互相影响，最终保证企业或团队的良性运转。
10、工具化

工具化的价值我们在前面就已经讲到，那么工具化的过程中，我们又该如何哪一个项目管理工具更好呢？
基于多项目管理的过程需求，工具至少要做到以下几点，才能算是一个良好的多项目管理系统：

• 工具必须能实现项目群的总览：便于直观看到整个公司有哪些项目，项目的进度如何，以及随时监控进度风险
  
• 能自定义工作流：每个团队，每种业务的工作流程可能都不一样，我们不可能让所有团队只遵循一个流程规则
  
• 能进行精细化任务分解，责任到人
  
• 能随时查看目标、项目的进度情况
  
• 能对资源情况进行管理
  

国内外最顶级的十款项目管理软件

当多个项目同时进行，就会出现很多问题。诸如项目进度不一、工作效率低、项目周期拉得过长等，其实这些都跟咱们日常提到的时间管理有关。下面，ONES 主要从项目集中管理、资源有效整合、跟踪项目进展、优先级管理四个大的方面分享下多项目进度管理的方法和实践。
做时间管理不容易，大部分认为这与自身的能力水平有关。但其实不然，或者说为了更好的节省时间，提高效率，工具的使用往往是非常有必要的！
把所有的项目放在一处

把所有的项目规划分散在不同的文档、电子表格或是工具中时，管理项目就会变得非常耗时，而且还有可能会错过重要的信息；对于团队来说，可能会因为彼此不知道其他人正在做什么导致重复工作。借助项目管理工具把所有的项目放在一处，可以在同一处规划和管理多项目，也更容易地跟踪项目的进展。



ONES Project

检查并衡量工作量

在项目管理中，各项因素都是相互关联的，若无法有效整合和分配有限的资源，势必也会影响进度。在整个团队中分配和管理工作时，要检查任务分配是否公平，有没有人超负荷。关注成员的工作饱和度，可以最大化成员的表现，让每个人都专注和满意，也能提高成员的工作效率。这一过程可以通过项目管理工具来实现，比如 ONES 的资源管理功能。



ONES 资源管理

跟踪项目进展

俗话说，计划不如变化，不论计划地多么完美，项目一旦开始执行，在完成之前都需要跟踪项目的进展，及时地发现并应对新的问题、风险，确保项目处于健康的状态。甘特图是追踪项目进度的一个有效工具，但是在多项目推进的情况下，分布在不同的甘特图里也很难整体的把握多项目的进度。
点击下方卡片，解锁更多管理技巧：
ONES 企业级研发管理工具 | ONESONES Plan 里的甘特图支持将 ONES Project 里的所有关注的项目直接导入生成全部项目进度甘特图，全局掌握多项目进度。



ONES Plan 全部项目甘特图

注重优先级

在多项目同时进行时，特别需要注意的是「优先级」问题。一般来说，应该根据对公司目标的影响来对项目进行优先排序，这样可以保证团队的首要任务与公司的目标保持一致，也有利于目标的实现。在排好优先级之后，在分配时间和资源、处理风险时都应该以此为准。
最后， @warfalcon 提到的标准化、流程化，明确每个人的工作职能和任务等等也是非常重要的，这些也都可以通过工具更好地实施落地。比如说

引用 @形成各种文档模板，对项目过程遇到的各种问题进行整理，多分享，多总结。

可以使用 ONES Wiki 进行知识沉淀，也支持设置文档模板。



ONES Wiki 页面模板设置

引用 @每个人明确知道自己的工作任务和时间

ONES Project 的需求/任务管理，可以清晰地记录任务的属性，负责人、截止时间等等一目了然，还可以自定义属性。



工欲善其事必先利其器，除了项目管理理论的学习和经验的积累，一款好用的项目管理工具也是十分必要的。
ONES Project 是一款项目进度管理工具，涵盖了仪表盘、项目管理、任务管理、筛选器、迭代管理、进度报表查看、通知、插件等功能，支持项目的全流程管理。ONES 的产品矩阵还包括 ONES Plan（项目集管理）、ONES Wiki（知识库管理）等，此产品矩阵可以提升团队的效率，提高项目成果的交付质量！
点击下方卡片，了解更多详情：
ONES 企业级研发管理工具 | ONES

多项目管理是站在企业层面对现行组织中所有的项目进行筛选、评估、计划、执行与控制的项目管理方式。与单个项目管理不同的是，单项目管理是在假定项目的资源得到保障的前提下进行的项目管理，思考角度采取"由因索果"的综合法方式。多项目管理则是在假定存在多个项目的前提下，如何协调和分配现有项目资源、获取最佳项目实施组合的管理过程，其思考角度一般采取"由果索因"的分析方式。
多项目管理的核心是资源管理，参考如下三篇文章：
http://blog.sina.com.cn/s/blog_493a84550100b7i5.html
http://blog.sina.com.cn/s/blog_493a84550100b7tp.html
http://blog.sina.com.cn/s/blog_493a84550100b87u.html

一、先从项目经理的角度分析下这个问题：                  
高效项目管理的几个要点：  
1、明确且达成共识的项目目标。确保项目的每项工作都是在为实现这个目标贡献。                  
2、精细化的任务分解。要点是每个子任务时间不要超过一周，明确的子任务目标、时间点、交付物。                  
3、有时间保障且有能力执行的资源分配。有些项目虽然分配了资源，但是不能保障资源的有效投入，这个是项目不能推进的非常重要的原因。                  
4、每日检查、每周检查项目进展和提交物。如何高效开小组会的问题在知乎上能找到，建议看看。                  
5、根据检查情况调整任务目标、资源、进度，并修改计划。这个很考验项目经理的水平。                  
配套硬件：  
1、规范化和流程化：为每项工作制定规范（第一次建立比较痛苦，但是一旦建立了有效的流程和规范，对将来复制成功的项目有很大的好处，能提高工作效率和降低资源能力的门槛）。尤其要注意设计、测试和配置管理的配合，文档手册工作及早入手。                  
2、按照配置管理规范，从硬件平台、配置管理上保证项目团队能有效协作，减少人工干预环节。                  
软件条件：  
1、有效沟通：确保每个人听明白了自己的任务是什么。尤其是新进的人，往往怕丢面子在没听明白要求的情况下硬着头皮做。                  
2、能力培训：对不能胜任的人提供辅导和培训。不要把任务分配给没有能力完成的人，团队的成员如果拿到不能胜任的工作，容易磨洋工，也感受不到成就感，所以安排合适的任务给合适的人非常重要。       
多项目管理很重要的是如何保证资源的有效投入，在项目团队中，一人跨多个项目的情况一定不要多，否则项目效率会低下。  
多项目同时进行还要分清项目的主次，抓住每个项目目前阶段的要点和最大的风险，提前想清楚应对措施。  
二、从项目成员的角度分析：                  
对于项目团队成员来讲，如果同时有多个项目并行，要学会管理自己的时间。  
比如软件开发类的多项目并行，每个项目所处阶段可能不尽相同，有的在需求阶段，有的在设计阶段，有的已经提交了测试在修改BUG，有的在维护代码，总的来讲就是掌握自己的生物钟，规律工作时间，分配合适的工作。   
1、掌握好自己一天的生物钟，什么时间是最有创造性，什么时间最有效率，什么时候容易疲劳，然后把工作分配好。                 
2、把连片、效率高的时间留给处于设计阶段的项目。因为设计阶段思路连贯性很重要，被打断之后再重新捡起来比较困难，要保证这段时间能够集中精力不被打扰。                  
3、每天固定的时间来修改BUG、维护代码。修改BUG需要和测试交流，尽可能选择有些疲劳容易被打断的时间来做这事，比如下午4点之后下班之前。                  
4、下班前10-30分钟通常是会议时间。                  
5、不要相信你的记忆力，把做完的工作一个一个记下来，如果可能，记下来你当时的考虑。  
比如同时有两个设计活在做，经常需要切换思路，很容易出错，写下来每个要点，在切换到另一个工作时快速浏览下之前都做了什么。 这个对琐碎和跳跃性的工作很管用，比如代码维护。           
6、思考不同的项目有没有共性，如果有共性，提炼出可复用的部分，独立成可复用模块。        
7、工作分优先级，按重要且紧急的、紧急的、重要的、排排序，如何排序根据任务情况自己考虑定，总之，80%的时间应该做重要的事情，20%的时间来做其他或者紧急的事，别本末倒置了。   
     
判断重要与否要看对项目整体的贡献，而非对个人自身是否重要，所以又回到开头的那句：确保项目的每项工作都是在为实现这个目标贡献。