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与众不同的协同办公工具——飞书

其实很早就晓得飞书,但真正深化理解,还是最近一个月的事情,因为一个知识付费产品的强烈推荐,我才真正试用了一下。
试完之后,很有启发,觉得有必要整理和总结一下,以便后续继续深化使用。
飞书有什么不同?我觉得有如下三点:
第一:不一样的沟通方式。
它力图突破公司内部沟通时的部门/层级的限制,让大家平等及时,高效的完成沟通。说来容易,用飞书做起来仿佛也很容易。
第二:尽可能将一些办公场景线上化。
招聘,开会,工作汇报等场景的过程线上化,沉淀的数据将派上大用场。如何用,下面会讲。
第三:连接所有场景的数据,互相利用。
将绩效考核与目的管理OKR打通,将信息沟通与知识库打通,将会议与项目管理打通,利用更多维的数据提供智能的决策,提升工作效率。这个我可能不会讲太多,因为每个公司详细场景不同,我也还在探究中。大致意思就是将数据统一到一个平台,类似数据中台的思路。
那它详细是如何做到的呢?
在介绍它的功能之前,必需提一个最重要的飞书的概念,或者说是字节跳动这个公司做事的理念。
工作都是通过事情来完成,所以,办公协同的核心是事。
而事最好的记录方式是文档。所以,飞书的云文档是办公协同的核心。
那飞书的云文档和其它协同工具提供的文档有何不同呢?
那还真是是非常的不同。
首先:它的格式非常多样,支持普通Word式的文档,也支持表格,还有思维导图,实际上内部还支持多维表格,进度甘特图等…… ,当然,它同时也有大量的模板库,这个似乎也并不神奇,很多文档工具都支持。神奇之处我们下面再说。
其次:它当然也是支持协同编辑的。这个很多别的文档工具也支持,但不同的是,飞书文档的邀请参与非常简单,只需要 @ 某人,该人就可以参与该文档,不象腾讯文档那样,要一堆复杂的受权。
以事儿为中心,排除层级,职务的干扰,让组织中的人可以对准同一件事敏捷反响。
最重要的不同来了:飞书的文档除了简单的@,还支持 评论,倒计时任务,这就非常强大了,也就是说在飞书文档协同时,不需要再借助其它IM工具,就可以完成沟通,讨论,下达任务。而且所有信息都归集在一起,方便后续的人查阅(噪音数据少,查询效率高)。看起来小小的几个功能,实际上革命性的,因为这里没有部门层级,是去中心化的。
飞书文档的格式也是很丰富的,它支持维维的表格嵌入(还有甘特图的视图),如下:
与众不同的协同办公工具——飞书-1.jpg


飞书支持的 @ ,评论,下达任务的功能:
与众不同的协同办公工具——飞书-2.jpg


与众不同的协同办公工具——飞书-3.jpg


以事为中心,将参与人曝露在公众中,对人会有激发作用,进而让人在组织协作中发挥更大的效能。
说完根底理念,我们来逐条介绍飞书的与从不同。
一:@我——与众不同的线上沟通方式

我们线上沟通常用的是各种IM通讯工具,动不动就产生上百条未读消息,对于聊天,问题不大,但对于工作,大量的都是骚扰信息。比如:收到,OK,之类。而且,真正有用的信息被吞没在一堆无用信息中,无从寻找。可以说,传统IM工具会产生大量噪声。形成较高的信息识别本钱,另外还有丧失有效信息的风险本钱
飞书是如何处置这个问题的呢?
很简单,把消息停止分组,分类。有@我的分组,然后自行对这些消息再次分组,比如:稍后处置。隔日处置,等…… 这样,有空了就可以在相应的消息组中去寻找。
对于消息的回复,飞书中消息可以连续回复,回复的消息都在一起。并且提供“点赞”,“引用”,“转发”等选项。将有用的对话单独串了起来。再通过@我的消息提醒,就相当于建立了一个临时会话,并将该临时会话提到了我的主信息流界面(@我或分组消息)。
而上面的表情回复功能,可以降低“收到”,“OK”之类的垃圾消息。
对于消息中的不适宜内容,发送人可以更长时间的撤回,管理员也有才干停止清理。
飞书通过提升信噪比来提升沟通效率。一是进步信息处置效率,二是减少噪声。
二:飞阅会——与众不同的开会方式

飞书认为,传统开会效率不高,主要是会前准备缺乏(大家不会在会前认真理解会议内容),会后整理记录信息也比较困难和没有规范。飞书的办法是,飞阅会。
飞阅会是个啥?
很简单,开会前用一个飞书文档来承载准备的会议资料(不要使用PPT,会议的内容比漂亮的形式更重要,经常写PPT的人都晓得,为了考虑好的呈现形式,将会浪费大量的精神)。
开会中,分成两个阶段。一个阶段是大家阅读文档并在文档加评论,注意,是在文档中评论。第二阶段是针对第一阶段的评论停止发言讨论,关闭和处置掉所有产生的评论。
第一阶段大约 20 分钟,对于文中有异议的,选中文字停止发问,评论(高亮内容,选择评论)。相关同事可以随时发现并且回复。这处置了真实会议中,大家开小会,效率低的情况。甚至也可以将问题提给场外同事,他们也可以异步参会讨论,及时给出答案(不用在拖到会后处置)
第二阶段就可以说话了,但主要目的是处置第一阶段提出的问题(评论),不是无目的再把内容过一遍。
会议完毕后,飞书有一个功能,叫“妙记”。可以帮你把所有音频,视频转为文字,把内容构造化,形成一份会议记录。
会议就是用时间换结论的过程,提升时间利用率是关键。
飞阅会,这个名字获得不赖。
三:上级向下级汇报——与众不同的工作汇报

工作汇报是个常见的工作形式,周报,月报,相信大家都要经常写。但实际上更多的都是流于形式的。根本上依照指导需求在拼凑内容,并不能达成上下级之间同步信息,统一方向的目的。就象是每个周的例会,没有重点,都是流水账一般过一遍。
飞书的工作汇报,并不强调上下级,它可以让上级给下级汇报。这是一个非常好的idea,大家想想,是不是作为下级员工,很难同步晓得自已部门的目的,假设晓得指导每周都在做啥,下月要做啥,这会大大的统一大家的步伐。
从组织的整体来看,看看管理者是否在做正确的事情,比紧盯着基层员工更加重要。
还有,工作汇报也可能不是真正的汇报,而是一种信息的搜集,问题的一种处置方式。比如:公司的某个产品经常呈现一些小bug(线上发现),大家每次通过RMP搜集需求,然后走流程,效率极低。完全可以发起一个质量周报,叫做“会议质量监控周报”,大家可以统一将问题,响应,处置,讨论在这个周报中搜集,每周可以针对这个自动生成的周报停止复盘,讨论。这样,比使用RMP更高效。
汇报的使用场景可以拓展,并不一定是组织层级的工作总结,而是针对某件事情的跟进和处置。
飞书可以定义机器人,可以自动完成一些事情。比如:统计某个产品的各地区或者各销售员的销售情况。假设您设定销售额大于某个值就生成一份销售战报,然后全员分发,作为一个喜报通知,然后允许指导点赞,这也是一个非常好的应用场景,可以低本钱的提升员工的士气。
对已有信息停止加工,可以做出增量价值。
总之,飞书的理念是,不要简单的对待汇报两个字,需要针对不同场景做扩展,才干真正从信息的数字化中获益。
四:让知识找人——与众不同的飞书知识库

相信每个公司的管理者,都对于企业知识库比较头疼,明知它很有用,但又很难做到全覆盖,及时更新。从行政层面,有大量根底问题需要普及给新员工。从公司业务层面,有大量好的知识文档散落在各个地方,无法查找。
我理解这里有几个问题需要处置,一是需要提供合理的知识库的组织和查找形式。
飞书的做法,首先当然也是提供全局搜索,但它对搜索呈现的内容会有分类,这很关键,能保证大家快速找到想要的内容。分类可能包括 云文档,应用,邮箱,日程,某业务等……除了构造化,飞书的内容还实现了网络化,也就是把内容间的关系表达清楚,比如:文档会自助显示 “本文引用”和“反向引用”。这样,找到一个文档,就很容易顺藤摸瓜,去探究新的知识。
上面的是人找知识的做法,并不新颖,也很好理解。但飞书还有一个知识找人的设计,非常巧妙,
但说起来又非常简单。那就是提供知识词条,也就是当你输入问题时,假设呈现了公司已定义好的词条,将自动呈现链接,链接会有相应的答案。也就是说,你还没有把问题问完,你就找到了答案。
但是,问题来了,这些词条库如何形成呢?这时,就体现出飞书的巧妙之处了,我们可以在公司发起一个” 你可以发问“ 的文档(某部门或者全员),员工发问时,可以 @ 相应领域的指导,指导会转给相应的负责人,然后一层一层转移,直到有人回答。一旦有人回答,这个问题将进入公司知识库,或者经过专门整理,也可以形成词条库,这样,通过大家自发的发问,同一个问题根本就会在一次问答中建立形成知识库,这样,久而久之,就会形成公司知识库的沉淀和积累。
飞书提供 ” 知识找人“ 的思路,让知识被人的行为所触发,主要上前,协助人处置问题。
五:视频面试——与众不同的招聘方式

其实,这算不得一种飞书的功能,只是字节跳动的一种招聘方式。我记得半年前,公司有同事跳槽去字节,我问过他面试的原因和过程。他说他的面试根本都是在线上完成的,做了N次视频面试。我当时在想,可能是因为疫情的原因吧。但如今看来,采用视频面试,字节是故意的。
采取视频面试来招人,有很多好处,我作为一个管理人员,深有感触。但并没有想过要用这一招。
首先,你可以顺理成章的将面试人的面试过程数字化了(一般面试者不会回绝视频面试,但线下面试录音是进犯人的隐私的),因为视频面试一定会录屏。这样,假设你想理解某个面试人上一轮的情况,可以直接翻看视频,而不是仅仅通过面试官的支言片语的评价(很有可能不准确)。
第二,面试过程中应该出什么样的题目?飞书的系统提供题库的定制和关联,这样,可以通过面试者的运态的情况(过程中的发问),系统自动挑选适宜的面试题。这样,可以大大提升面试的效率的效果。当然,这需要面试公司自行积累题库和判断方法,但至少是有一条清哳可行的路来优化自已的面试流程。
最后,面试的结果也是一种有价值的沉淀。完全可以通过优秀员工面试的过程来优化流程。往往我们面试会有胜利的,也有不胜利的,假设你想复盘,那么面试时的数字化信息,以及对应的结果,一定能带来很多启示和协助。协助不但能帮忙提升面试判断,还能再往前追溯,看看好的员工的面试简历应该具备哪些特征,这为挑选简历也提供一些模型。
招聘中要做到人岗匹配,重要的手腕是数字化,尽可能将面试过程数字化。
我只是粗略的理解和试用了飞书的一些功能,感觉这确实是一个比较神奇的工具。一些看起来非常粗浅的道理,被飞书通过产品的方式实现了。
从底层技术上看,它和其它协同工具并没有什么突破,但是最终呈现给使用者的应用,确实与从不同。
套用一句俗语,这是一个有灵魂,有想法的产品。
暂时就这么多了,随着深化使用,再做总结。

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