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订单管理制度

订单管理制度

第一章 总则
第一条 目的:为保证订单管理作业顺畅,进步工作效率,特制定本制度。
第二条 适用范围:本制度适用于订单交接工作的各环节。
第二章 订单接收
第三条 获取订单。
1.订单员通过订货会、产品发布会、业务员开发、公司老客户、客户自己上门等方式获取订单。
2.订单员针对客户发出的产品招标、订购信息,衡量公司的接单条件能否满足对方要求,如可以满足,即与客户接洽。
第四条 接单员接收客户提出的需求,确定订单的评审形式,并将客户要求转化为文字规定。
1.产品加工类订单,由业务员将客户要求,例如,品名、规格、数量、价格及交货期,记录于“订单受理记录表”上,并要求客户提供明确的工艺要求。
2.自主设计的项目,由设计部门根据目的客户预期要求停止设计,确定主、辅料及工艺要求,参照样品制作控制程序制作样品,交客户验证。
第三章 订单评审
第五条 订单员组织相关部门停止订单评审。评审部门主要包括:
1.市场部。组织订单评审及变卦评审,主要对品名、规格、价格、付款方式停止评审。
2.其他部门,包括消费部、设计部、质量部等,对产品数量、交货期、工艺及质量要求停止评审。
第六条 订单评审内容。
1.价格、付款方式评审。根据产品的款式及工艺要求,按产品报价规范制作“报价单”,由业务主管审核后,向客户报价。
2.品名、规格评审。根据“消费才干一览表”停止审核。
3.工艺、质量要求评审。由工消费部、工艺科、质检科根据产品规范审核。
4.数量、交货期评审。消费部总调度根据设备消费才干及消费方案情况审核。
5.订单要求的产品设计评审,评审内容包括:
(1)审核消费加工资料是否完成完好。
(2)审核主辅料是否容易购置,特殊品种的资料是否需要专门订制。
(3)主辅料订制货期是否满足消费要求。
6.附件评审,包括样品、加工工艺要求、质量检验规范、产品废品规格及包装要求等。
7.将评审结果记录于订单评审表相应栏目。
第四章 订单确认
第七条 评审通过或协议达成后,业务部按合同管理制度与客户签订订货合同。
第八条 如有不能满足客户要求的项目,由市场部与客户协商,达成协议。
1.订单修改后,及时与客户沟通,提出修改意见,征得客户同意后,停止更改并确认。
2.订单取消。公司无法完成订单要求,应及时与客户沟通,并作出解释,以免产生误解。
第九条 签订合同后的订单,及时布置消费。
第五章 签约
第十条 由总经理审批后,签订书面合同,方可执行。
第六章 排产
第十一条销往国外市场的大宗产品,根据订单要求停止排产。
第十二条对于预测的订货排产,须经消费主管批准。
第十三条对于紧急订单,经产销协调会议、主管消费副总经理批准后,布置消费。
第七章 订单的履行
第十四条 订单订立后,订单员应尽快申请订单预审核。
第十五条 订单员监视产品的消费、发运的整个过程,发现问题,及时协调相关部门的工作,保证订单如约履行。
第十六条 产品交付后,订单员及时做好催款工作;如有逾期未收款项,立即向部门指导汇报。
第八章 订单的变卦
第十七条 在订单履行过程中须变卦订单时,应在合理期限内与客户方当事人停止协商,妥善处置。
第十八条 按订单签署的审批权限与程序停止变卦,做好订单修改文本。
第十九条 变卦后的订单内容必需以排产单的形式立即通知消费部。
第九章 订单纠纷处置
第二十条 如订单在履行过程中与对方发生纠纷,应在互谅、互让的根底上与对方协商处置;无法协商处置的,向主管副总经理汇报。
第二十一条 按订单规定请有关仲裁机关仲裁,及时搜集有关证据资料。
第十章 附则
第二十二条 本制度由市场部负责解释。
第二十三条 自××XX年××月××日起施行。

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