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资深客服经理实战篇:订单处置管理规定(实用干货)

资深客服经理实战篇:订单处置管理规定(实用干货)-1.jpg







订单处置管理制度

第一条 订单处置流程

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第二条 报货须知

(一) 报货方式:建议不论是发廊还是业务员,最好用电脑传输,省时、省钱又方便。

(二) 报货要求:客户详细资料(名称、地址、联络人、联络电话)、所订产品信息(包括货号、产品规格、数量、配送品、促销政策、金额等)明确,以便快速受理订单。

(三) 注意事项:若呈现客户资料不详细、产品信息不完善、促销政策不符合规定等问题,导致客服文员未能及时有效地处置该订单,后果由下单业务员自行承担。

(四) 备注:每天16:00之后传回的单算作第二天业绩。

第三条 接单、下单须知(客服部)

(一) 明确产品货号、产品规格、产品属性(比如染膏的色号、双氧奶的度数等)、数量、配送品、促销赠品、金额等。

(二) 客服文员在消费销售单时,一定要确保选择正确的相应仓库。

(三) 直接在下单时依照《货款零头处置制度》将零头处置掉,须在订单上备注清楚。

(四) 当客服文员接到订单发现物流中心仓库无货或货物数量缺乏时,首先需向客户告知实际情况,并协商是否可推延送货时间。同时布置下单消费或发货至省区物流中心。

(五) 当处置订单时,如发廊有什么要求,应在销售订单上备注,比如:发廊有其他要求、换染膏、买多少送多少、试用装、退货、换货等。如不注明,将给送货员带来不便。

(六) 当天订单,当天处置完:

1. 每天15:30之前审核过的订单(包括业务员和客服的订单),分10:00、12:00、15:30、下班前四个时间点统一发送到各物流中心;

2. 15:30至下班前所产生的订单,必需在下班前要求财务审核完毕,并把订单全部传到各物流中心。

第四条 审单须知

(一) 一次审单由接单文员小组组长负责,二次审单由财务负责:财务部必需在规定的时间内,及时配合客服完成审单工作。

(二) 审核内容:促销政策(超出政策需指导特批)、拿单人、金额。

(三) 审单时间:早上9:30前、上午11:30点半前、下午15:00前、下班前必需审完单,审完即发。

(四) 审单人若呈现错误,每发现一次罚款20元。

第五条 导单、发单须知

(一) 跟单文员每天下班前必需把当天16:30之前的订单导出来,并发至客服主管处汇总,由客服主管传到物流中心。

(二) 然后,将当日各地区、各发廊的订单汇(总件数、总金额)后,发一份到各送货员手中,并注明到达当地的大约时间,让送货员提早布置好送货时间与道路。

第六条 备货、发货须知(物流中心)

(一) 物流中心发到各地区的货,务必发一条短信给送货员,注明订货详细信息(货号、数量、金额等),注明发廊名称与详细地址,注明托运部详细地点,让送货员明确。

(二) 物流中心主管每日必需将当日的发货登记表(含订单号、货运单号、发货准确时间、托运部联络方式等)传给客服主管,以明确货物流通情况。

(三) 惩罚规定:

1. 呈现备错货、备少货导致退单或重新发货,由备货员自行承担该事件全部损失。

2. 物流中心呈现漏备、未及时备送货等情况导致客户投诉,根据情节严重性对物流中心主管停止处分。

(四) 当天订单货品,当天配送完。

1. 每天12:00之前必需将客服10:00发来的订单货物装备好;

2. 每天14:00之前必需将客服12:00发来的订单货物装备好;

3. 每天下班之前必需将客服下午发来的所有订单货物装备好,并送交各指定物流公司,保证货物当晚到达当地、送货员第二天上班即可收到前一天订单的货品,实现“48小时到货”的承诺

第七条 送货须知 :当天收货,当天送完

(一) 每日收到物流中心所发来的发货信息后,当天晚上要规划好明日的送货道路。

(二) 【如遇特殊情况(如订单过多),必需在第二天12:00前送完】。

第八条 汇款须知

(一) 原则上每日收到货款后,送货员当天之内必需将货款汇入欧贝佳公司指定账户。

(二) 汇款后要第一时间将该批汇款的总金额,以及所对应的订单号编发一条短信到指定手机号:18888888888,以便财务人员及时核对回款,减少对账难度。

(三) 财务人员核对无误之后,须第一时间发短信通知该送货员。

第九条 回款登记与存档须知 :财务人员每周统计回款情况,特别注明各送货员的“累积欠款金额”,并将《回款统计表》发给肖总与营销副总/销售总监,以便催款。

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