上海隽旗：从中国城市家具的领跑者到企业数字化的实践者

疫情冲击下，上海隽旗科技有限公司，果断迈出了远程办公的第一步，也借此开启了企业数字化转型的进程。在对多家信息化系统对比选型后，负责集团数字化的王总发现，零代码平台伙伴云的灵活度最高，可以按照企业需求进行自由配置。于是说服老板，成功上线伙伴云系统。
通过伙伴云合同管理、采购管理、流程管理等模块的应用，上海隽旗实现了有效流程管控，帮助企业规范业务进程，全面提升企业管理运营的能力。

1. 机构简介
上海隽旗科技有限公司成立于2015年12月，是一家与新加坡合资，专注于建筑设计咨询、绿地设施工程施工和一体化城市家具设计、生产和销售的企业。
公司注重自主专业技术创新与产品创意，是中国城市家具的领跑者，中国智慧城市家具会长级成员，多年来对接各地市政、园林、交通的建设与管理单位，同时与各地大型设计研究院紧密合作，立足于设施的设计、生产、施工一体化服务。

2. 业务痛点
第一，纸质文档易丢失错漏，回款周期长。通过查阅纸质合同、盘点发货单，进行财务对账，造成盘点错漏、对账周期长。公司大部分合同回款耗时长，资金利用率低。由于司机等员工是外包性质，线下发货单丢失率达20%，严重影响后续对账及收款。

第二，信息多级传递误差大，无法追责。客户需求多级传递，信息误差大，导致采购和设计出来的产品，不符合甲方期待，且由于线下流程不规范，无法追溯责任。公司通过传真和微信远程沟通，关键信息易丢失，只能反复走合同流程。
第三，审批材料多且需多级审批，耗时长。不同材料审批层级不同，提交人不清楚审批线路，需要花费大量精力走审批流程，工作量较大。


第二，采购管理
线上管理采购单、发货单，并随时跟进订单发货情况
销售助理下达订货单，系统通知相应采购员创建采购清单，审批通过后与供应商及工厂签订合同，并将附件上传系统，同步跟进发货情况和甲方基地收货情况。
工厂发货后，采购员创建发货单并记录信息；甲方基地收货签字后，采购员在系统内更新收货状态并上传甲方签字图片。


第三，流程管理
线上分级审批，全过程留痕可追溯
审批流程线上化，由总经办在线上指定不同材料的审批层级；管理者通过仪表盘、表格动态实时查看员工的过程性工作。



4. 实施效果
第一，数据全部由线上管理，完整度100%
合同、发货单等所有重要源文件均可收回，业务员可以随时通过系统下载下来，避免原始合同来回流转导致遗失；
对账清晰便捷，由于对账不清晰导致需要盘货的情况由每周一次降为两个月一次，员工工作效率显著提升；
通过减少发货单丢失，待收尾款减少4%，平均回款周期缩短1-2个月。

第二，规范化管理审批，管理者工作量减少50%以上
合同材料由线上系统规范化填写清楚后，管理者对项目材料一目了然，更合理地指定材料审批流程；
通过线上管理合同，并展示公司周报、月报，管理者花费在监管合同、公司事务上的精力节约30%，将更多的精力投入到市场、客户拓展上。

第三，公司运作规范化，项目流程均有所留痕可追踪
工作流程在系统内都能留痕，责任追溯至个人，每个业务员需要对自己的项目负责到底，一旦中途有纰漏，都能在系统内找到记录；
线上系统协助公司内部透明化管理，加快工作节奏，从一个项目需要全公司的人参与，到仅需3-4人，公司人事效率提高75%。