有哪些提升项目管理效率和水平的小技巧？

真诚请教，可以是进度控制、风险识别、团队管理……也可以是项目经理的个人效率提升

本文将介绍成功管理能源项目所需的技能和工具。




技 能


能源项目经理需要技术项目管理技能和人员项目管理技能，从而按时、按预算、卓越地交付项目。


01
项目管理技能



技术项目管理技很容易理解，包括范围定义、范围管理、调度和成本管理。这些技能对于管理项目的具体细节至关重要。

02
人员管理技能



随着项目环境的变化，人际交往技能能够为项目经理的效力添砖加瓦。

对于将多个技术学科作为团队核心部分的能源效率项目，人际交往能力甚至更为关键。

能源项目经理必须善于选择项目团队，获得对项目的承诺，并解决冲突。
第一个关键决策是项目团队的组成。每个人的资格、技能、态度和承诺都应该考虑在内。

能源项目经理还应该评估团队的沟通能力和人际交往能力。一个好的项目团队能够产生信任并处理冲突。
当一个新的能源项目首次被提出时，涉众、项目团队和运营人员都有一种情绪反应，尽管随着他们对项目及其影响的了解越来越多，反应会有所不同和变化。

如果项目给他们带来了实实在在的好处，他们会很快投入。

然而，对于许多人来说，声明的利益是一个积极的商业利益，没有明显的个人影响。因此，能源经理不应该把第一反应和承诺混为一谈。


工 具


工具可以使执行能源项目任务变得更容易和更快，提供标准的方法，加强沟通，并最大限度地减少混乱。以下是在能源项目中使用的典型工具的例子。


01
范围工具



第一套工具有助于管理能源项目范围，并为项目中包括的设备和项目团队在项目期间将执行的活动提供文件。它们包括：
○项目简短。
○项目章程。
○启动、全面、营业额。
○范围变更管理。
随着项目的进行，启动、全面、周转工具是正式项目团队与业务运营之间最重要的沟通工具。

它记录了两个组织之间关于设备性能、系统性能、培训完成等方面的协议，是宣布部分项目完成和释放项目人员的基础。

这个工具必须专门为每个项目创建。对于每个过程，该工具列出项目设备和过程，并确定启动、全面和周转的性能标准。
范围管理是一个持续的挑战，因为范围变更请求来自于项目中涉及的所有人员。

应该建立标准，将小的、无关紧要的变更请求从具有更大影响的大变更请求中分类出来，并且应该开发一个标准化的范围变更工具，以便批准和记录。

对于较大的变更请求，正式的审查应该评估变更对项目成本、进度和其他相关系统的影响。

它对进度的影响可以使用进度风险分析来定量地评估。

02
调度工具



能源项目调度工具一般是计算机化的，包括两种基本类型：项目调度软件和进度风险分析软件。

项目计划程序通过将项目团队的各个活动持续时间和日期连接在一起来确定项目交付日期，以创建关键路径进度计划。

有了这样的规划，临时变更对计划结束日期的影响就变得非常明显了。
创建项目进度计划后，就可以对进度计划风险进行分析。

尽管传统的关键路径计划是为了显示项目计划中最重要的活动，但它们并未考虑到不确定性。

因此，如果活动没有按预期发生，关键路径可能会改变，项目团队的焦点也会随之改变。
计划风险分析对每个活动（最小、可能和最大）考虑这三点持续时间估计，为每个活动创建持续时间的分布。

分析是通过使用统计技术来创建项目结束日期和概率的新分布来进行的，量化按时完成项目的概率。
更重要的是，对于每个模拟，关键路径、关键路径活动和最影响项目结束日期的活动都被记录并在计算时进行总结。

从进度风险分析来看，即使项目进度发生变化，它们仍然是重要的活动。

因此，为了项目的成功交付，项目经理关注的关键活动更少。
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项目管理中很大一部分工作其实是对计划进行管理，做不好计划管理，各种工作就很难顺利开展。
计划是监督的依据，如果计划中没有确定的数据，就不能衡量项目的有效完成情况，可以说没有计划的项目肯定是失败的。
但是，一个项目光有计划也是远远不够的，必须用计划作为指导对项目进度进行控制，才能确保工程不会和计划发生偏离。
一般，我们可以从以下四个方面对项目进度进行控制——
（1）控制项目进度的有效措施

组织是目标能否实现的决定性因素，为实现项目的进度目标，要充分重视健全项目管理的组织体系。在各项目组织结构中，要有专门的工作部门和符合进度控制岗位资格的人负责这项工作，具体措施有：
① 建立设备工程进度目标控制体系，并据此建立进度控制的设备监理现场组织机构，把实现进度目标的责任落实到每个进度控制人员。
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② 建立现场进度控制的工作责任制度，并说明相关人员在进度控制中的具体职责。
③ 派驻称职的设备监理人员，即设备监理人员应具备一定的素质和执业资格，并在上岗前经过 有针对性的培训。
④ 建立可行的进度控制工作体系，包括例会制度（技术会议、协调会议等）、进度计划审核及实施过程监理制度、各类文件审核程序及时间限制等。
（2） 项目进度控制的管理措施

项目进度控制的管理措施涉及管理的思想、管理的方法、管理的手段、承发包模式、项目管理 和风险管理等。
在理顺组织的前提下，科学和严谨的管理显得十分重要，具体措施有：
① 用网络计划的方法编制进度计划
这种方式必须很严谨地分析和考虑工作之间的逻辑关系，通过网络的计算可发现关键工作和关键 路线，也可知道非关键工作可使用的时差，有利于实现进度控制的科学化。
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② 承发包模式的选择直接关系到项目实施的组织和协调
为了实现进度目标，应选择合理的合同结构，以避免因过多的合同交界面而影响工程的进展。项目物资的采购模式有利于提高进度信息处理的效率，有利于提高进度信息的透明度，有利于促进 进度信息的交流和项目各参与方的协同工作。
（3）项目进度控制的经济措施

项目进度控制的经济措施包括资金需求计划、资金供应的条件和经济激励措施等内容。为确保进度目标的实现，应编制与进度计划相适应的资源需求计划，并通过对资源需求的分析，发现所编制的进度计划实现的可能性，如果资源条件不具备，则应调整进度计划，具体措施如下：
① 建立设备工程付款程序，及时审核承包商的进度付款申请，并向业主出具付款签证，以便业主及时向承包商支付进度款。
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② 及时处理变更和索赔付款
③ 采取奖惩措施，如对提前竣工，可给予物质和经济奖励，对工程拖期，则采取一定的经济处罚。
（4）项目进度控制的技术措施

进度控制的管理技术措施是指运用各种项目管理技术，通过各种计划的编制、优化实施、调整而 实现对进度有效控制的措施，其主要包括以下内容：
① 建立一套实用和完善的设备工程进度控制的程序文件。
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② 采用横道图计划、网络计划技术等，编制设备工程进度计划。
③ 利用电子计算机和各种应用软件辅助进度管理，包括进度数据的采集、整理、统计和分析。
需要注意的是，不同的项目设计理念和方案会对进度产生不同的影响，因此，在设计工作的前期，要对设计技术与项目进度的关系做分析、比较。尤其是在项目进度受阻时，要分析是否存在设计技术的影响因素，通过改进完善和加快项目进度。

项目管理不同于其他，一定要按照标准的流程来，一旦顺序混乱，肯定问题频出。
只有标准化的流程才能把控项目进度，提前预警风险，及时协调团队不断优化方案。

不管是几个人的小型项目团队还是几百人、上千人组成的大型项目团队，基本都是按照以下流程进行的：

• 项目的启动阶段：合理制定目标；项目明确任务到人；
  
• 项目的计划：任务分工明确；分清项目的优先级别
  
• 项目的实施：注重团队管理工作；加强沟通协作；修改或调整工作计划；
  
• 项目检测与控制过程：借助项目管理工具监控进度；
  
• 项目的收尾：具备基本的数据分析能力，进行总结复盘
  

整体思路就是: 明确事->找对人->排计划->定机制->收好尾。
注意：以上5个过程不是只运行一次就结束，而是循环的用于项目各环节。

选对好工具是项目成功的一半。
优秀的项目管理一般需要用到诸如甘特图、OKR、看板视图、数据分析仪表盘等轻量级工具。
此外，还需要掌握三大核心技能：SMART原则&PDCA循环和时间四象限法。

从项目启动，到结束复盘，伙伴云的工具能满足你全过程的项目管理需要。
一、项目计划阶段：甘特图+表格视图工具

这一阶段，项目经理要定义好项目范围，确定可利用资源，了解时间轴，确定关键里程碑，组建团队，制定初步计划；
并按实际情况调整、分派任务、设置进度等工作内容，势必需要用到诸如甘特图、卡片/日历、看板视图等可视化工具。
1、任务拆解工具：甘特图

项目经理可以使用甘特图来分解项目目标，在甘特图中对项目目标进行分解，确定每个任务的时间，依赖关系及里程碑。
伙伴云甘特图作为一款云端在线编辑工具，可以将任务分配到个人，每个人都要给出明确的交付物和交付时间节点。
它主要有下面几个独特的产品优势：

• 支持多任务之间产生关联
  
• 可以创建以周、月维度的里程碑
  
• 支持五级分组
  
• N套行业模版，开箱即用
  
• 数据量大的情况下支持自定义筛选
  
• 任务条自定义颜色设置
  
• 团队&个人都能用，20人以内免费
  

......



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2、任务公开&优先级管理工具：表格视图

把公司项目公开，尽量避免出现一人同时参与多个项目的情况。项目负责人通过设置项目优先级和项目开始/截止时间、实际完成时间、预期/实际工时...就能自动监测任务完成情况。
伙伴云表格视图，可以实现以下功能：

• 计划完成日期： 该任务计划在哪一天完成。
  
• 预期工时： 细分后的任务要给出一个合理的预期工时，必须以小时为单位。
  
• 实际完成日期： 指定的任务实际完成时的日期。
  
• 实际工时： 该任务完成时实际所耗的工时。
  
• 优先级： 任务以及BUG都应该有一个优先级，将影响别人的任务优先级设置为更高，避免团队其他成员”Waiting for you“。
  
• 逾期提醒：项目超时未完成前给项目负责人及协作人发送通知。
  

伙伴云表格视图

如果项目启动了、项目验收超期了、项目需求变更了、项目付款延期了等，选择相关项目负责人，伙伴云系统会通过企业微信自动给相关人发送提醒。  



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二、项目的执行&监控阶段：看板视图、日历视图等可视化工具

俗话说万事开头难，项目开始时可能不会立马有大进展，但之后要开始监督团队工作，甚至要落实到个人，这样有益于提前发现问题，规避风险。
1、项目进度跟踪工具：看板视图

看板视图可以直观反映项目进度的健康程度。
当任务安排给成员之后，我们通过看板视图就可以实时跟踪每个成员的任务进展情况，如：哪些任务还没开始做，哪些任务正在进行，哪些任务已经完成，以及每个任务消耗的时间等。



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2、任务节点把控工具：日历视图

日历视图在日历上以月或周为单位查看每天的任务，便于我们以更精细的时间维度进行任务管理，特别适用于一些有强时间节点要求的项目场景。
以市场部发布会项目策划为例，以往发布会准备两周，Excel在群里更新了20版；项目流程长，交付节点，同事自己也搞不清。
如今用伙伴云「日历视图」，拆解任务清单↓看头像确认负责人，进度流程人人有数，任务安排有条不紊！



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三、项目收尾阶段：数据分析工具

一个项目的收尾，除了汇报工作外，还需要对项目结果进行分析和记录，写下复盘总结是项目收尾阶段最关键的事项。这时候，一款实时可更新的数据分析工具尤为重要。
简单、好用的数据可视化软件，支持数据手动填写和excel导入，需要有数据分析能力，那必须推荐伙伴云了~
1、5分钟生成项目统计分析报表

伙伴云仪表盘，只需简单的配置就可以生成项目的统计分析报表，自动获取月验收项目数、交接项目数、任务完成情况等不同维度的分析结果、趋势等，数据一目了然。  



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2、自动生成待办日历，实时统计项目完成状态

通过任务统计，清晰手中任务分布情况；通过任务完成进度，清晰目标推进情况。通过待办日历，贴心规划自己的时间安排。  



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总之，作为高效办公软件的佼佼者，伙伴云是一款“全家桶式”的项目管理工具，集数据视图、甘特图、看板视图、日历日图、数据可视化分析....
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此外，它还高度灵活，搭建系统门槛极低，新手小白就可以根据需要随意搭建成你想要的样子。
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