在企业的快速发展过程中，采购正在作为一个独立的行业走向市场的前台。高效的采购管理对干企业优化运作、控制成本、提高质量以及持续性盈利等方面至关重要。
一般来说，中小企业往往会面临着以下2种采购痛点：
- 没有采购计划或者采购标准流程，每次采购都是根据需要下单，采购过程混乱；
- 要么过度采购，导致资金的浪费和库存积压，要么采购不足，导致滞销。
一、要做好采购管理，先了解清楚采购的基本流程采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算
- 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。
- 供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
- 询价、比价、议价 。
- 合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
- 交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。
- 质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。
- 财务结算：货物入库后，财务结算
选择一款合适的采购系统，也有助于帮助您实现采流程标准化哦。
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二、及时、准确地下达采购计划，避免采购过多过少以原材料性的生产采购为例，在如今机遇与挑战并存的时代，我们不得不尽可能地采取一切手段把握先机，这样才能在采购物资紧张的大漩涡里突出重围。
我们既要大胆地洞察需求变化，及时做出反应，也要准确地落实采购计划的真实性，这就需要做到以下几点：
1.主动了解材料销售变化通过与供应商的及时沟通，了解材料的交期变化、价格走向。值得注意的是，我们与供应商的及时沟通，应该建立在双赢互利的基础上，而不是你忽悠我备货，我忽悠你交期和报价，否则得到的采购计划预测会是无用功，不是订多了，就是订少了。
2.明确基本信息作为采购管理者，在指导制定采购计划时，一定要令采购员明确以下基本信息：
生产计划需求；现有在库库存；到货在检数量；现有采购订单；单价；月用量；订货周期；最小+包装量；最小+订货量。
这9个基本要素的综合分析，才能为采购计划的准确预测提供可靠依据。
3.建立合格供方管理机制采购部门应打破传统单一的货比三家的指导模式，而是优先建立合格供方管理机制，为有效询价提供合理策略。这就需要优化以下几点因素：
1）筛选合格供应商
建立合格供应商名录，规范企业采购供应商的引入与选用，避免造成不必要的成本上涨和质量问题。
2）多方面发展具有竞争力的供应商，避免一家独大，导致被动
许多企业的采购主管都不愿意过多引入供应商，但这样会导致供应商持骄而狂，想涨价就涨价，想延期交货就延期，十分被动。
采购管理应化被动为主动，建立其多家齐头并进的竞争模式，就能为企业材料稳定供应提供切实有效的保障。
4.与供应商建立长期的战略性采购关系不再沿用传统的只是单次合同的最低采购价格，而是与供应商建立长期的战略性采购关系，以总成本最低来提升企业成本把控力度。
1）综合考虑成本：显性成本+隐性成本
合理的采购机制，不能只考虑单价的优惠力度，而忽略了其他如运输费用、模具费用、修模费用、质量损耗费用等成本。应该有整体观念，对采购材料实行战略性的分析和统筹。
2）建立良性的采购付款机制；
作为采购，当然希望供应商越迟收款越好；作为供应商，当然希望采购方现款现货甚至预付。
但综合企业资金的双向互利，我们应该建立一个平衡的付款机制，即采购企业能够按照协议每月支付货款，供应商也适当放宽收款条件，形成良好的合作机制。
采购计划制定完毕后，就是合同签订、交货验收和后续财务环节了，这些环节都包含在进销存系统当中哦～
三、利用进销存管理系统：实现采购全流程管理
进销存系统流程图
- 对企业生产经营中物料流、资金流进行条码全程跟踪管理，从订单合同开始，进入物料采购、入库、领用到产品出库交货、回收货款、支付采购款等，每一步都提供详尽准确的数据。
- 集合财务管理、客户管理、业务管理等相关内容，成为进销存财一体化的管理系统，实时掌握库存信息，规范企业流程，实现数据可视化，提高企业工作效率。
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下面，就让我们具体来看下伙伴云进销存管理系统是如何进行采购管理的。
1.无纸化审批：自动发起采购流程，统计采购费用支出没上系统前，采购人员通过Excel管理物料，旺季事情过多时常出现物料录入不及时的情况，导致其他采购人员再次采购；如果物料采购不及时，生产过程因物料不足，导致生产搁浅延期；
通过伙伴云采购管理系统可以实现：采购人员根据库管补货提醒，发起内部的采购流程。
相关领导线上审批后，系统还会自动统计出每月/季度采购费用支出情况；
2.供应商管理：供应商分级精细化管理
上系统前，企业采用excel表格管理供应商，优秀供应商无法得到很好的沉淀；
现在，通过系统可以将供应商的名称、地址、结算日期、联系人姓名联系方式、采购金额、待附金...履历信息线上留档，分级精细化管理。
3.库存智能预警，按需采购库存明细报表实时更新，避免库存同步不及时；且在库存中设置安全警戒线，当剩余库存达到警戒标准，发送通知给相关负责人，提醒及时采购。
4.采购到货扫码一键质检，不合格品快速退货手机端，采购人员可以通过app一键扫码进行质量检查，如果有不合格的产品，可直接在线发起退货审批流程。
5.手机扫码，自动生成库存盘点单手机APP扫码仅需填入盘点仓库、数量等信息，系统就会依据获取的编码自动生成盘点数据。并与已有库存数据对比，自动计算盘点结果盈亏。
6.采购分析报表：多维度数据统计分析除了统计每月/季度采购费用支出情况情况外，通过系统仪表盘，可以实时生成数据分析图表，如供应商金额采购排行、产品采购排行...辅助我们进行采购决策。
总之，伙伴云是一款自定义非常强的软件，而且系统的性价比很高（团队20人以内可以免费试用），每天只需1杯奶茶的钱，即可让中小企业实现采购流程数字化！
此外，不仅采购管理，中小企业数字化转型需要的销售管理、生产管理、财务管理、生产服务外化、采购管理、进销存管理、OA管理等多种模块，均都支持哦～ | 
