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[产品更新] 2016-12-19 【自动化工作流】新功能上线

 
最近,一个小伙伴跟我抱怨:云表格十分好用,解决了公司数据收集、整理和分享的需求,但新的问题由来了!

不同部门都希望云表格能够按照自己的想法来工作:

引用 @客服经理:希望客服处理完反馈问题后,将状态改为“完成”时,自动填写“完成时间”;
人力同学:想要根据请假打卡记录,每月按照指定周期,自动统计出员工的考勤情况;

采购专员:想要库存低于指定数量时,能获得及时补货的通知;
销售老大:要求对销售电话量和成单量和成交额进行多表汇总;
公司老板:想要销售成单时,能周知下成单的客户及金额;
.....(此处省略一万个这样的需求)

自动化工作流上线后,这些问题有解决方法啦。


什么是自动化工作流?
自动化的工作流,可以根据用户的设置,帮您在数据的增、删、改之后,自动触发执行其他的操作,例如修改指定的数据,或给指定用户发送通知。



工作流在哪?
工作流的设置只在网页端提供。在表格的“设置表格及权限”中,可以找到“自动化工作流”。
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在工作区的菜单中,还可以查看整个工作区所有的工作流。
ifttt_01_02.png


创建第一个工作流

我们用一个场景,介绍下工作流的创建过程。
场景:在“客户信息”表格中,当销售人员将客户标记为“付款完成”时,自动给老板发送一个通知,告知其客户名称和合同金额。


第一步:选择触发动作
先进入“客户信息”表格的“自动化工作流”设置页面,点击“添加工作流”。
ifttt_01_03.png
填写工作流名称后,选择“触发动作”。
触发动作,表示当用户对数据进行指定操作后,或根据数据中的时间字段到期后,便会触发工作流。目前支持4种触发动作:
  • 创建数据之后
  • 修改数据之后
  • 删除数据之后
  • 指定时间到期

在示例场景中,销售人员将客户标记为“付款完成”,一般是通过“修改数据”完成的,所以触发动作我们选择“修改数据”,然后下一步。
在别场景中,这里用户可以根据自己的需求选择单个或者多个触发条件。

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第二步:设置触发条件
在示例场景中,销售人员只有将客户标记为“付款完成”时,才需要给老板发通知,修改为其他状态时,是不应该通知老板的,这里的“标记为付款完成”就是触发条件。
触发条件,表示当用户修改数据之后,这条数据需要满足什么条件,才会执行工作流的后续操作。触发条件,可以类似 Excel 函数表达式的方式进行书写

条件表达式:
AND({当前数据.销售状态-原值}!={当前数据.销售状态-新值}, {当前数据.销售状态-新值}=[{C:当前表格.销售状态.付款完成}])

下面我逐一解释下表达式中各项的含义:
  • 示例场景中,我们需要判断“销售状态”字段有修改,且修改之后的结果为“付款完成”,这里我们需要在表达式中引入“销售状态”这个字段变量,以及“付款完成”这个选项值常量。
  • 字段变量,可以通过输入左花括号“{”来引入,输入后我们会给出自动提示,按方向键“下”或鼠标点击进行选择,您还可以直接输入文字,我们还会根据文字自动搜索并推荐出您需要用到的变量。选择变量后,右花括号“}”会自动补齐。
  • 选项值常量,可以通过输入“{C:”来引入,之后通过选择表格、选项字段,就可以找到这个备选项了。
  • “销售状态”字段变量与“付款完成”选项值常量的比较可以用等号“=”表示。
  • “付款完成”选项值常量左右两侧的方括号“[]”,代表一组数据。因为选项字段、工作区成员字段、关联字段都存在多选的状态,所以无论单选、多选,统一按照多选处理,所以即使单选目前也要在备选项两侧加上“[]”才可以完成比较。
  • 对于“修改数据”的动作,我们还提供了字段修改前后的“原值”与“新值”,用于比较字段是否修改,“原值”不等于“新值”用“!=”表示。
  • 当需要判断多个条件同时满足时,可以用 AND() 函数,当您在表达式输入框中写入“A”时,我们就会自动推荐“A”开头的函数了,如果您不记得有什么函数,还可以直接点击推荐中的函数分类,选择需要用的函数。
  • 关于更多关于函数与变量的解释与运用,大家可以等应用上线后在探索中查看

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ifttt_01_06.png

第三步:选择后续操作
在示例场景中,将客户标记为“付款完成”后,需要给老板发通知,这里的“发通知”就是后续操作。
后续操作,表示当满足触发条件后,会执行的操作。目前提供了4种操作:
  • 创建新数据:在指定表格中新增一条数据
  • 修改已有数据:在指定表格中,按照一定的条件找到一批数据,然后修改数据
  • 修改已有数据,如找不到已有数据,则创建新数据:在指定表格中,按照一定的条件找到一批数据,然后修改数据,如果找不到,则创建一条新数据
  • 发送云表格站内通知:给指定用户发通知,通知内容可以自定义

在不同场景下,这些操作可以在一个工作流中重复使用,这里我们选择“发送云表格站内通知”。
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在“通知人”中选择要通知的指定用户,也可以选择当前数据中的某个工作区成员字段变量,这里我们先选择您自己,以便于一会查看通知结果。
在“通知内容”的自定义中可以插入当前数据中的字段变量,与文字拼接成通知内容。在某些场景下不需要自定义通知内容,也可以直接使用系统内置的通知内容。
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点击保存,我们就创建好了第一个工作流。创建后,工作流默认“开启”。
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工作流的执行
现在,让我们验证下示例场景中工作流的执行。
首先保持工作流为“开启”状态,然后进入“客户信息”表格中,点击第3条数据,修改“销售状态”为“付款完成”。
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这时您就会收到一条由“工作流”发来的通知了。
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工作流的每一次执行,都会记录执行日志,以便于您了解执行细节。
从工作流列表,点击“查看执行日志”进入,便可看到刚才发送的通知内容,以及发送给谁。
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工作流的异常
工作流中使用了大量的字段变量,后续操作中也会往不同的表格写入数据,当变量不存在,或表格被删除,都会引起工作流的异常。
当工作流执行异常的时候,我们会禁止任何用户执行工作流的触发动作,以保证应该自动执行工作流的地方,一定会与触发操作同步执行。
例如示例场景中使用了“修改数据”的触发动作,当该工作流异常时,则禁止修改表格的任何数据。
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当工作流异常时,可以按需禁用异常的工作流,也可以通过日志进行排查问题,将工作流修改正确。
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可能引起工作流异常的情况:
  • 目标表格被删除、移出工作区
  • 用到的表格字段被删除
  • 用到的分类字段备选项被删除
  • 用到的静态关联数据被删除
  • 表达式动态语法错误,如除0



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更加详细的工作流介绍及语法规则请移步:变量与常量操作与函数








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为了大家更好的理解,再举个栗子
有用户在论坛中提出过这样的问题,如果成员将一条数据的选项选择为“已完成”,能否将这条数据转移到另外一个表格。

这不正是我心心念念的功能吗?于是表弟马上测试了下
简单的创建两个表格,一个是“客户列表”,记录了客户名称、交易金额和是否完成三个字段(请关爱我这个懒癌晚期病人),另外一个表格是完成交易的客户,包含客户名称和交易金额
1.png    2.png
添加工作流
找到“自动化工作流”,点击“添加工作流”。根据用户的场景,我们选择“修改数据”之后发生工作流的动作,点击下一步。
3.png
设置工作流发生的条件
这里拆解一下用户的动作需求:


1、完成状态发生变化;
2、最后的结果为“已完成”。

这里包括了两个限制:
1、新值和原值不一样;
2、最后的新值为“已完成”。


这两个限制是合集(也就是“且”)的关系,也就是我们说的and。因为我们选择使用 AND() 函数,在这里选择:
4.png
当我们将光标移动到函数的括号内,下面会有该函数的使用规则,方便大家快速使用。在这里我们将两个条件填入函数中
先输入第一个条件,原值不等于新值
6.png
输入第二个条件,选项字段的新值是“已完成”。这里有一个伙伴的语法,在条件中输入一个选项时,需要输入 [{c:}] ,这时在从下面进行选择。选择完成之后,点击下一步
7.png




选择要执行的后续操作
这里我们希望“已完成”数据能够在另外个表格中进行展示,那么就是在“完成交易的客户”这个表格中新建一条数据,因此我们选择“创建新数据”
8.png
这里因为要在另外一个表格中进行新建,所以我们需要更改新建数据的目标表格,然后确认
9.png
10.png


设置目标表格字段中传入的内容
这里我们使用 IF() 函数做一个简单的判断,如果原值=新值,也就是说没有更改原数据中这个字段的值,那就使用原来的值,若果不是,那么就使用新值,另外一个字段同理
14..png
大功告成,来,让我们测试一下
在客户列表中添加一条数据,“是否完成”这个字段选择“接触中”。这时候,“完成交易的客户”表格中是空白的,没有任何数据
12.png
13.png
然后将“接触中”修改为“已完成”,当~当~当~,新数据就这样神奇在“完成交易的客户”中出现了
15.png


没错,就是这么简单!


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本帖最后由 伏治霖 于 2016-12-27 10:32 编辑

分享一个使用场景:

需求是:「日报表」中客服A、客服B、客服C每天录入的各项数据,需要汇总到「数据汇总」里,「数据汇总」不体现个人数据,只统计每天的总数据。

设置步骤:
「触发方式」:选择创建数据/修改数据/删除数据
「满足条件」:设置为空
「后续操作」:选择修改已有数据,如找不到...这一项
「函数设置」:如图

用这种方法,可以使日报表简洁,又能自动汇总数据。感谢表妹羊羊,帮助了我一下午,又因为我的低级错误,浪费了很多时间,啊哈哈哈不好意思。

最后给个建议,功能很强大,但门槛非常非常高,不是专业人士真的很难上手,可以多出些场景模型直接套用。
1.png

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放弃了,不知道哪里输入错误,一直显示“脚本语法错误”,卡在“选择要执行的后续操作”这个步骤。
场景:想创建一个工作流,在程序猿将问题的状态标注为“处理完毕”的时候,“完成时间”的字段自动记录当时的时间。

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第一感觉:太复杂,云表格要变复杂了?

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简直是强大啊!!!!表妹只想问:“还有谁!!!!”

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卧槽碉堡了。楼主碉堡了

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引用 @(1347061) 发表于 2016-12-19 14:33
卧槽碉堡了。楼主碉堡了

我也是这么认为

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自动化工作流,需要的话,快到碗里来!
云表格产品顾问  Jason  QQ:771188988

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已经上线啦,大家快来体验呀!

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up up up ~~~~~~

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顶,赶紧试一试
来自手机

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不会用啊,能来个修改数据的粟子吗

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