2016-12-19 【自动化工作流】新功能上线

最近，一个小伙伴跟我抱怨：云表格十分好用，解决了公司数据收集、整理和分享的需求，但新的问题由来了！

不同部门都希望云表格能够按照自己的想法来工作：

引用 @客服经理：希望客服处理完反馈问题后，将状态改为“完成”时，自动填写“完成时间”；
人力同学：想要根据请假打卡记录，每月按照指定周期，自动统计出员工的考勤情况；
采购专员：想要库存低于指定数量时，能获得及时补货的通知；
销售老大：要求对销售电话量和成单量和成交额进行多表汇总；
公司老板：想要销售成单时，能周知下成单的客户及金额；
.....(此处省略一万个这样的需求)

自动化工作流上线后，这些问题有解决方法啦。


什么是自动化工作流？
自动化的工作流，可以根据用户的设置，帮您在数据的增、删、改之后，自动触发执行其他的操作，例如修改指定的数据，或给指定用户发送通知。


工作流在哪？
工作流的设置只在网页端提供。在表格的“设置表格及权限”中，可以找到“自动化工作流”。

在工作区的菜单中，还可以查看整个工作区所有的工作流。



创建第一个工作流
我们用一个场景，介绍下工作流的创建过程。
场景：在“客户信息”表格中，当销售人员将客户标记为“付款完成”时，自动给老板发送一个通知，告知其客户名称和合同金额。


第一步：选择触发动作
先进入“客户信息”表格的“自动化工作流”设置页面，点击“添加工作流”。

填写工作流名称后，选择“触发动作”。
触发动作，表示当用户对数据进行指定操作后，或根据数据中的时间字段到期后，便会触发工作流。目前支持4种触发动作：

• 创建数据之后
• 修改数据之后
• 删除数据之后
• 指定时间到期
  
  

在示例场景中，销售人员将客户标记为“付款完成”，一般是通过“修改数据”完成的，所以触发动作我们选择“修改数据”，然后下一步。
在别场景中，这里用户可以根据自己的需求选择单个或者多个触发条件。



第二步：设置触发条件
在示例场景中，销售人员只有将客户标记为“付款完成”时，才需要给老板发通知，修改为其他状态时，是不应该通知老板的，这里的“标记为付款完成”就是触发条件。
触发条件，表示当用户修改数据之后，这条数据需要满足什么条件，才会执行工作流的后续操作。触发条件，可以类似 Excel 函数表达式的方式进行书写

条件表达式：
AND({当前数据.销售状态-原值}!={当前数据.销售状态-新值}, {当前数据.销售状态-新值}=[{C:当前表格.销售状态.付款完成}])

下面我逐一解释下表达式中各项的含义：

• 示例场景中，我们需要判断“销售状态”字段有修改，且修改之后的结果为“付款完成”，这里我们需要在表达式中引入“销售状态”这个字段变量，以及“付款完成”这个选项值常量。
• 字段变量，可以通过输入左花括号“{”来引入，输入后我们会给出自动提示，按方向键“下”或鼠标点击进行选择，您还可以直接输入文字，我们还会根据文字自动搜索并推荐出您需要用到的变量。选择变量后，右花括号“}”会自动补齐。
• 选项值常量，可以通过输入“{C:”来引入，之后通过选择表格、选项字段，就可以找到这个备选项了。
• “销售状态”字段变量与“付款完成”选项值常量的比较可以用等号“=”表示。
• “付款完成”选项值常量左右两侧的方括号“[]”，代表一组数据。因为选项字段、工作区成员字段、关联字段都存在多选的状态，所以无论单选、多选，统一按照多选处理，所以即使单选目前也要在备选项两侧加上“[]”才可以完成比较。
• 对于“修改数据”的动作，我们还提供了字段修改前后的“原值”与“新值”，用于比较字段是否修改，“原值”不等于“新值”用“!=”表示。
• 当需要判断多个条件同时满足时，可以用 AND() 函数，当您在表达式输入框中写入“A”时，我们就会自动推荐“A”开头的函数了，如果您不记得有什么函数，还可以直接点击推荐中的函数分类，选择需要用的函数。
• 关于更多关于函数与变量的解释与运用，大家可以等应用上线后在探索中查看
  
  

第三步：选择后续操作
在示例场景中，将客户标记为“付款完成”后，需要给老板发通知，这里的“发通知”就是后续操作。
后续操作，表示当满足触发条件后，会执行的操作。目前提供了4种操作：

• 创建新数据：在指定表格中新增一条数据
• 修改已有数据：在指定表格中，按照一定的条件找到一批数据，然后修改数据
• 修改已有数据，如找不到已有数据，则创建新数据：在指定表格中，按照一定的条件找到一批数据，然后修改数据，如果找不到，则创建一条新数据
• 发送云表格站内通知：给指定用户发通知，通知内容可以自定义
  
  

在不同场景下，这些操作可以在一个工作流中重复使用，这里我们选择“发送云表格站内通知”。

在“通知人”中选择要通知的指定用户，也可以选择当前数据中的某个工作区成员字段变量，这里我们先选择您自己，以便于一会查看通知结果。
在“通知内容”的自定义中可以插入当前数据中的字段变量，与文字拼接成通知内容。在某些场景下不需要自定义通知内容，也可以直接使用系统内置的通知内容。

点击保存，我们就创建好了第一个工作流。创建后，工作流默认“开启”。


工作流的执行
现在，让我们验证下示例场景中工作流的执行。
首先保持工作流为“开启”状态，然后进入“客户信息”表格中，点击第3条数据，修改“销售状态”为“付款完成”。

这时您就会收到一条由“工作流”发来的通知了。

工作流的每一次执行，都会记录执行日志，以便于您了解执行细节。
从工作流列表，点击“查看执行日志”进入，便可看到刚才发送的通知内容，以及发送给谁。



工作流的异常
工作流中使用了大量的字段变量，后续操作中也会往不同的表格写入数据，当变量不存在，或表格被删除，都会引起工作流的异常。
当工作流执行异常的时候，我们会禁止任何用户执行工作流的触发动作，以保证应该自动执行工作流的地方，一定会与触发操作同步执行。
例如示例场景中使用了“修改数据”的触发动作，当该工作流异常时，则禁止修改表格的任何数据。

当工作流异常时，可以按需禁用异常的工作流，也可以通过日志进行排查问题，将工作流修改正确。

可能引起工作流异常的情况：

• 目标表格被删除、移出工作区
• 用到的表格字段被删除
• 用到的分类字段备选项被删除
• 用到的静态关联数据被删除
• 表达式动态语法错误，如除0
  
  

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更加详细的工作流介绍及语法规则请移步：变量与常量、操作与函数

为了大家更好的理解，再举个栗子
有用户在论坛中提出过这样的问题，如果成员将一条数据的选项选择为“已完成”，能否将这条数据转移到另外一个表格。

这不正是我心心念念的功能吗？于是表弟马上测试了下
简单的创建两个表格，一个是“客户列表”，记录了客户名称、交易金额和是否完成三个字段（请关爱我这个懒癌晚期病人），另外一个表格是完成交易的客户，包含客户名称和交易金额
  
添加工作流
找到“自动化工作流”，点击“添加工作流”。根据用户的场景，我们选择“修改数据”之后发生工作流的动作，点击下一步。

设置工作流发生的条件
这里拆解一下用户的动作需求：

1、完成状态发生变化；
2、最后的结果为“已完成”。

这里包括了两个限制：
1、新值和原值不一样；
2、最后的新值为“已完成”。


这两个限制是合集（也就是“且”）的关系，也就是我们说的and。因为我们选择使用 AND() 函数，在这里选择：

当我们将光标移动到函数的括号内，下面会有该函数的使用规则，方便大家快速使用。在这里我们将两个条件填入函数中
先输入第一个条件，原值不等于新值

输入第二个条件，选项字段的新值是“已完成”。这里有一个伙伴的语法，在条件中输入一个选项时，需要输入 [{c:}] ，这时在从下面进行选择。选择完成之后，点击下一步





选择要执行的后续操作
这里我们希望“已完成”数据能够在另外个表格中进行展示，那么就是在“完成交易的客户”这个表格中新建一条数据，因此我们选择“创建新数据”

这里因为要在另外一个表格中进行新建，所以我们需要更改新建数据的目标表格，然后确认




设置目标表格字段中传入的内容
这里我们使用 IF() 函数做一个简单的判断，如果原值=新值，也就是说没有更改原数据中这个字段的值，那就使用原来的值，若果不是，那么就使用新值，另外一个字段同理

大功告成，来，让我们测试一下
在客户列表中添加一条数据，“是否完成”这个字段选择“接触中”。这时候，“完成交易的客户”表格中是空白的，没有任何数据


然后将“接触中”修改为“已完成”，当~当~当~，新数据就这样神奇在“完成交易的客户”中出现了



没错，就是这么简单！

分享一个使用场景：

需求是：「日报表」中客服A、客服B、客服C每天录入的各项数据，需要汇总到「数据汇总」里，「数据汇总」不体现个人数据，只统计每天的总数据。

设置步骤：
「触发方式」：选择创建数据/修改数据/删除数据
「满足条件」：设置为空
「后续操作」：选择修改已有数据，如找不到...这一项
「函数设置」：如图

用这种方法，可以使日报表简洁，又能自动汇总数据。感谢表妹羊羊，帮助了我一下午，又因为我的低级错误，浪费了很多时间，啊哈哈哈不好意思。

最后给个建议，功能很强大，但门槛非常非常高，不是专业人士真的很难上手，可以多出些场景模型直接套用。

放弃了，不知道哪里输入错误，一直显示“脚本语法错误”，卡在“选择要执行的后续操作”这个步骤。
场景：想创建一个工作流，在程序猿将问题的状态标注为“处理完毕”的时候，“完成时间”的字段自动记录当时的时间。

第一感觉：太复杂，云表格要变复杂了？

简直是强大啊！！！！表妹只想问：“还有谁！！！！”

卧槽碉堡了。楼主碉堡了

引用 @(1347061) 发表于 2016-12-19 14:33
卧槽碉堡了。楼主碉堡了

我也是这么认为

自动化工作流，需要的话，快到碗里来！
云表格产品顾问  Jason  QQ：771188988

已经上线啦，大家快来体验呀！

up up up ~~~~~~

顶，赶紧试一试

不会用啊，能来个修改数据的粟子吗