订单管理制度

订单管理制度

为加强订单管理，进步工作效率，防止在订单签订和执行过程中的失误和偏向，确保按期交货，提升客户满意度，特制定本制度。
一、订单类别
1.一般订单：指内贸客户交货期合理或延期交货没有罚款规定的订单。
2.特殊订单：指外贸客户订单，以及内贸客户交货期紧急且延期交货有罚款的订单。
二、交货期沟通和报价
1.业务员在洽谈业务时，要与消费基地沟通意向订单的交货期，无法保证时尽可能向客户争取，根本确认时填写《报价申请单》。
2.报价员接到《报价申请单》后，应先与消费单位确认交货期和技术难度，然后根据设计图纸或客户需求报价。《报价单》与《技术文件》经报价员、生技部长签字有效。50万元以上大单需召开技术交底与订单评审会。
三、合同签订与备案
1.合同签订时要采用公司核定的合同模版，如采用国企、央企、上市公司或外贸等大客户的合同模版，必要时要求对方签订补充协议。
2.合同文本要求一式四份，双方各执两份，原件在财务部和营销事业部备案，《销售合同备案表》（销售合同摘要）在生技部、消费单位、供给部和发货部备案。
3.合同签订后，要明确交货期、元器件厂家、技术方案、质量（计量）规范、现场工勘、装置根底、包装运输、卸车验货及特殊事项，重要订单消费事业部要组织召开协调会，并布置专人跟进。
四、消费通知单
1.预付款到账后业务员应及时通知销售内勤，经向财务部核实后制作《消费通知单》，注明订单类别及特别注意的事项，营销经理审核后向生技部签发，交货期紧的订单同时电话通知所属公司。
2.消费基地接到《消费通知单》后，由生技部签字并随《技术文件》分解下达执行，特别重要的订单在总经理办公室备案。
3.各 公司接到《消费通知单》与《技术文件》后，消费主管要签字确认交货期，制定消费方案，调整进度偏向，并至少预留一天作为调整期。
4.假设有把握的意向订单交货期较紧，或变压器等常规产品断货，营销总部和消费事业部便可在合同签订之前下达《备货通知单》，《备货通知单》与《消费通知单》同等效力。
五、订单落实
1. 供给部可拒收交货期严重偏离的采购单，一经签收就应当及时布置采购，并执行走动式效劳，每天与各公司消费主管、仓管员见面，即时反响采购信息，尽力缩短采购周期，及时化解各种矛盾。
2. 正常情况货款到账当日布置发货车辆并做相应准备，次日发货；业务员要将货款到账情况及时通知销售内勤，销售内勤核实后制作《发货通知单》，若客户对到货时间、发货物流等有特殊要求，至少提早一天与发货部联络。
3.发货部接到《发货通知单》，部长签字后复印件回传销售内勤，同时转发所属公司发货组和运输部车辆调度，车辆调度要依照“快捷、高效、节约、安全”的原则布置好车辆的车型、到厂时间，发货组负责验货装车并做好防护措施，发货表单要同步制作；发货部审核发货表单、票据准确性，并对发货数量停止监管。生技部对出厂产品质量停止监管。
4.原则上夜间不发货，特殊情况需经总经理批准。由发货部统一协调，所属公司、财务部、捍卫部等须有专人负责。
6.生技部、供给部、发货部、消费调度、技术主管、绩效主管等，要坚持走动式管理，对订单消费全程跟进，及时纠正失误和偏向，消费副总要通过走动管理随时掌握特殊订单的消费进度。
7.外协代加工的订单，需下达《外协加工通知单》，消费副总组织相关人员对供给商的资质信誉、消费才干作出评定，签订《合作协议》，督查质量和进度，必要时布置驻厂监造；生技部组织供给部、所属公司、发货部、销售部到现场验货。
8.销售经理、业务员及销售内勤要和生技部、所属公司坚持经常性联络，掌握进度情况，如延迟发货不可防止，应提早与客户沟通协商。
9.各公司、各部门指导对订单执行，尤其是特殊订单要高度重视，各司其职，协调效劳，必要时由消费副总签发《工作督办单》。
10.财务部要始终保留50万元的订单采购预备金，非订单采购开支须经总经理批准。
六、其它
1.企管部绩效主管、生技部工程师对所有订单跟踪考评，对其中的亮点和正能量予以惩办，每项奖励300—500元；对其中的偏向和失误，通报批评，每项罚款300—500元。若因不负责任而形成直接经济损失，则按其60%追加罚款。
2.本制度自公布之日起施行，由企管部负责解释。