在企业的快速发展过程中，采购正在作为一个独立的行业走向市场的前台。高效的采购管理对干企业优化运作、控制成本、提高质量以及持续性盈利等方面至关重要。
一般来说，中小企业往往会面临着以下2种采购痛点：
- 没有采购计划或者采购标准流程，每次采购都是根据需要下单，采购过程混乱；
- 要么过度采购，导致资金的浪费和库存积压，要么采购不足，导致断销。
一、要做好采购管理，先了解清楚采购的基本流程
采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算
- 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。
- 供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
- 询价、比价、议价 。
- 合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
- 交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。
- 质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。
- 财务结算：货物入库后，财务结算
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二、及时、准确地下达采购计划，避免采购过多过少
以原材料性的生产采购为例，在如今机遇与挑战并存的时代，我们不得不尽可能地采取一切手段把握先机，这样才能在采购物资紧张的大漩涡里突出重围。
我们既要大胆地洞察需求变化，及时做出反应，也要准确地落实采购计划的真实性，这就需要做到以下几点：
1.主动了解材料销售变化
通过与供应商的及时沟通，了解材料的交期变化、价格走向。值得注意的是，我们与供应商的及时沟通，应该建立在双赢互利的基础上，而不是你忽悠我备货，我忽悠你交期和报价，否则得到的采购计划预测会是无用功，不是订多了，就是订少了。
2.明确基本信息
作为采购管理者，在指导制定采购计划时，一定要令采购员明确以下基本信息：
生产计划需求；现有在库库存；到货在检数量；现有采购订单；单价；月用量；订货周期；最小+包装量；最小+订货量。
这9个基本要素的综合分析，才能为采购计划的准确预测提供可靠依据。
3.建立合格供方管理机制
采购部门应打破传统单一的货比三家的指导模式，而是优先建立合格供方管理机制，为有效询价提供合理策略。这就需要优化以下几点因素：
1）筛选合格供应商
建立合格供应商名录，规范企业采购供应商的引入与选用，避免造成不必要的成本上涨和质量问题。
2）多方面发展具有竞争力的供应商，避免一家独大，导致被动
许多企业的采购主管都不愿意过多引入供应商，但这样会导致供应商持骄而狂，想涨价就涨价，想延期交货就延期，十分被动。
采购管理应化被动为主动，建立其多家齐头并进的竞争模式，就能为企业材料稳定供应提供切实有效的保障。
4.与供应商建立长期的战略性采购关系
不再沿用传统的只是单次合同的最低采购价格，而是与供应商建立长期的战略性采购关系，以总成本最低来提升企业成本把控力度。
1）综合考虑成本：显性成本+隐性成本
合理的采购机制，不能只考虑单价的优惠力度，而忽略了其他如运输费用、模具费用、修模费用、质量损耗费用等成本。应该有整体观念，对采购材料实行战略性的分析和统筹。
2）建立良性的采购付款机制；
作为采购，当然希望供应商越迟收款越好；作为供应商，当然希望采购方现款现货甚至预付。
但综合企业资金的双向互利，我们应该建立一个平衡的付款机制，即采购企业能够按照协议每月支付货款，供应商也适当放宽收款条件，形成良好的合作机制。
采购计划制定完毕后，就是合同签订、交货验收和后续财务环节了，这些环节都包含在进销存系统当中哦～
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三、利用进销存管理系统：实现采购全流程管理
进销存系统流程图
- 对企业生产经营中物料流、资金流进行条码全程跟踪管理，从订单合同开始，进入物料采购、入库、领用到产品出库交货、回收货款、支付采购款等，每一步都提供详尽准确的数据。
- 集合财务管理、客户管理、业务管理等相关内容，成为进销存财一体化的管理系统，实时掌握库存信息，规范企业流程，实现数据可视化，提高企业工作效率。
下面，就让我们具体来看下伙伴云进销存管理系统是如何进行采购管理的。
1.无纸化审批：自动发起采购流程，统计采购费用支出
没上系统前，采购人员通过Excel管理物料，旺季事情过多时常出现物料录入不及时的情况，导致其他采购人员再次采购；如果物料采购不及时，生产过程因物料不足，导致生产搁浅延期；
通过伙伴云采购管理系统可以实现：采购人员根据库管补货提醒，发起内部的采购流程。
相关领导线上审批后，系统还会自动统计出每月/季度采购费用支出情况；
2.供应商管理：供应商分级精细化管理
上系统前，企业采用excel表格管理供应商，优秀供应商无法得到很好的沉淀；
现在，通过系统可以将供应商的名称、地址、结算日期、联系人姓名联系方式、采购金额、待附金...履历信息线上留档，分级精细化管理。
3.库存智能预警，按需采购
库存明细报表实时更新，避免库存同步不及时；且在库存中设置安全警戒线，当剩余库存达到警戒标准，发送通知给相关负责人，提醒及时采购。
4.采购到货扫码一键质检，不合格品快速退货
手机端，采购人员可以通过app一键扫码进行质量检查，如果有不合格的产品，可直接在线发起退货审批流程。
5.手机扫码，自动生成库存盘点单
手机APP扫码仅需填入盘点仓库、数量等信息，系统就会依据获取的编码自动生成盘点数据。并与已有库存数据对比，自动计算盘点结果盈亏。
6.采购分析报表：多维度数据统计分析
除了统计每月/季度采购费用支出情况情况外，通过系统仪表盘，可以实时生成数据分析图表，如供应商金额采购排行、产品采购排行...辅助我们进行采购决策。
