小秘书的福音——使用Word VBA打造自动排版工具

脱又极端 · 发布于 2023-6-5 10:33:12

自己办公室的秘书一枚。公文处置是我的日常，公文排版是我最根底的工作之一。文字排版其实是件无聊的工作，字体，字号、行距被规定得死死的，我们的工作就是识别，然后去设置。然而，这种机械式反复工作，做不得几下就腻了，我决定借助工具的辅助，帮我快速的完成工作。
经过一番折腾，终于做出了这一版，效果是这样的：

排版助手的流程讲解：
一、遍历选区内的每一个段落、或者直接遍历全部文档：

For Each para In Selection.Paragraphs
...
Next
For Each para In ActiveDocument.Paragraphs
...
next

复制代码

二、使用正则表达式，寻找文章中各个元素的特征（大标题、一级标题、二级标题），记录他的长度，得出它的位置，然后设置它的字体。如：

Dim RegEx一级标题, Matches一级标题 As Object
Set RegEx一级标题 = CreateObject("vbscript.regexp")
RegEx一级标题.Pattern = "^[一二三四五六七八九十]{1,3}、[^。,，]+[,，、]?[^。,，]+\s*(。|$)"
For Each para In Selection.Paragraphs
If Matches一级标题.Count > 0 Then
strlen = Len(Matches一级标题.Item(0).Value)
ActiveDocument.Range(Start:=para.Range.Start, End:=para.Range.Start + strlen).Font.Name = "黑体"
end if
next

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三、以上代码就是这个排版助手的知识核心。其中，最重要的部分，就是正则表达式的编写。它定义了你认为的“一级标题”应该是什么样子。比如我的这个匹配的形式：

"^[一二三四五六七八九十]{1,3}、[^。,，]+[,，、]?[^。,，]+\s*(。|$)"

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可以匹配以“一、”开头，中间有一个或者没有逗号，结尾为句号或者设么都没有的情况：

一、会议说明（匹配）
二、参会人员。XXX，OOO、YYY（匹配）
三、会议强调，要严格执行党内法规，坚持把纪律规矩摆在前面。（不匹配，因为有2个逗号）

      四、完毕语
      第一次在网站上分享我自己的小知识。自己原来是学计算机的，但是工作后，在办公室做了秘书，技术荒废了好久。但是，转念一想，自己既然是学计算机的，为什么不用自己的电脑技术，为实际的工作提供助力呢？
      Word软件无疑是世界上使用最广泛的软件之一，它功能强大，但是并不是每一个人都能掌握。据我观察，普通文员掌握水平最多20%，甚至大多数文员，连手动排版都觉得困难。这是一个超级工具普及各个角落的时代，人与人之间的差距，很大水平上，就是掌握复杂工具的才干之间的差距。
      今天这个工具，看起来只要小小几段代码，但是对一个需要每天都对公文停止排版的文员，绝对是炸弹级别的助手。假设你正好是公务员、政府两办的朋友，绝对要透彻的研究一下。