采购订单的管理
一、怎样对采购订单停止管理
通常情况下,采购订单是在选择供给商并订立合同后签发的。采购部门应在采购合同框契内拟定采购订单,采购订单与采购合同有同样的法律效力,采购订单包括了采购所需的重要信息,包括数量、物资规格、价格、交货日期,质量要求、送达地址、交货方式等。
采购订单内容特别偏重交易条件、交货日期、运输方式、单价、付款方式等。因用处不同,采购订单可分为厂商联(第一联),可取代请购单(第二联)或验收单,作为厂商交货时的凭证:验收的参考(第三联),请款单(第四联),承办联(第五联),由制定采购订单的单位4
在
二、如何准备订单
(1)熟悉需要订单操作的物资项1
有时会遇到从没有采购过的物密项目,其采购环境不一定熟悉,需要花时间去理解物密场目的技术资料等。订单自身也有难易差别,所以,必需熟悉订单操作的物资项目.
(2)确认价格
作为订单人员,应对采购价格负责,不能把价格确实定责任全归于认证人员,订单人员有权向采购环节价格最低的供给商下订单,以维护采购的利益。
(3)确认项目质量需求规范
订单人员与供给商联络最为严密,对供给商的变化是最为清楚的,订单规范是行需要调整订单操作应发挥监视作用。
(4)确认项目的需求量
订双方案的需求量与采购环境订单容量应该相适应,或者小于采购环境订单容量,若大于时,认证人员要扩大采购环境容量
(5)制定订单说明书
制定订单说明书是订单准备环节的输出,包括项目名称、确定的价格、确定的质量规范、确定的需求量、是否需要扩展采购环境容量等方面。此外,还包括相关的图纸、技术规范、检验规范等。
三、如何选择供给商
(1)查看供给商档案
应在经评审的合格供给商范围内选择供给商,还要结合对供给商月度和年度业绩考校结果确定采购份额。一般供给商考核结果可分为A、 B、 C三个等级。根据公司供给确考核业绩和采购份额分配的有关规定停止下订单。
(2)分析供给商供货才干
公司需求量与供给商供货才干、供货周期及供货批量往往不能坚持一致,需斐停止平衡。
为防止因供给商路程远、供货周期长或一次供给量过大而形成积压的问题,可采用两家或两家以上供给商交叉供货。
(3)与供给商确认供货意向
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对采购需求应让供给商事先理解,并得到供给商确实认,供给商销售市场变化、组织构造的调整、设备的变化、1房的扩建等都影响供给质使货,应给费应商提供三个月的滚动方案期和个1确实认方案,以使供给商调整消费方案,力争做到需求与消费同步。
(4)确定露向供给商
在权南供给膚绩效、产能、供货周期及合作关系等因素的根底上,确定采购意向供给商,这是订学操作的关键环节
(5)发放订单说明书
既然是意向,就应该向供给商发放相关技术资料,一般来说,采购环境中的供给商应具备已通过认证的物费消费工艺文件,假设是这样,订单说明书就不要包括额外的技术资料。供成商在接到技术资料分析后,即向采购方做出“接单”还是“不接单”的回答。
(6)确定物资供给商
通过以上过程,订单人员就可以决定本次订双方案所投向的供给商,必要时可上报主管审批,可以是一家,也可以是若干家。
四、如何签订订单
在选定供给商之后,接下来要做的工作就是同供给商签订正式的采购订单。采购订单根据采购物资的要求、供给的情况、企业自身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。签订采购订单一般需要经过以下过程。
(1)制作订单
拥有ERP信息管理系统的企业,在供给商认证或签订采购框架协议时,就将价格、供货能
力、供货周期、最小供货批量或最小包装数等信息维护到系统中,订单人员直接在信息系统中生成订单,供给商通过系统接受客户需求信息,作为供货的根据。在其他情况下,则需要采购订单人员编制和打印订单,通常企业都有固定规范的订单格式,而且这种格式是供给商认可的,订单人员只需在规范合同中填写相关参数(物资、单位、数量、单价、总价、交货期等)及一些特殊说明后寄发给供给商,作为双方将来交货经过审批的订单,即可传至供给商确定并盖荣签字,签订订单的方式们图料,D与ten面对面签订订单，买类双方现场盖章签字。②订单人员使用体真新打
供给商以同样方式传回。③使用Emai停止合同的签订，实方向供给商义打集的，同复,则表示按受订单并完成签字。④卖方在买方专用订华信息管理系统(血)接发订信息,经确认,则老明完成了订单的传送(如上海通川汽车、群众汽,就是采用欧系统达需求方案作为订货的方式)
平好的订单传,an
与
(4)订单的执行
在完成订单签订之后,即转入订单的执行期。加工型供给商要停止备科、血工、维素
试等过程,存贷型供给商只需从库房中调集相关产品,经适当处置后即可使费
五、如何跟踪订单
为确保供给商供货做到安全、及时、准确和保质保量,订单员必需在订草下达之后,R跟踪订单执行情况,及时理解包括消费方案布置执行是否及时,消费秩兴、企牌发货、发看承运过程是否正常。一旦发现供给商没有兑现合同承诺或发生突发事件,舆踪订单人应选向相关指导反映情况,以便采取弥补措施,防止因缺货导致消费中断的严重后果、验货、付款的根据。
(2)审批订单
审批订单是订单操作的重要环节,一般由专职人员负责。审查订单的主要内容包括: ①采购订单的物资描绘,价格与供货方式、供货周期及最小供货量及包装方式等是否与合同相符②所选供给商是否均为合格的供给商:③采购份额是否与供给商业绩考核结果及公司有关份额分配的规定相符;④价格在允许范围之内,到货期是否符合订双方案的到货要求; ③订单人员是否依照订双方案在采购信息系统中正确操作。
(3)与供给商签订订单 |
