什么是采购订单？它的关键要素是什么？

什么是采购订单？它的关键要素是什么？

采购订单是供应商与采购方之间的一份合同文件，用于明确交易的具体细节和条件。通常，采购订单包含以下关键要素：

• 订单编号和日期：采购订单应该包含唯一的订单编号以及订单创建日期，以便管理和跟踪订单状态。
  
• 供应商信息：订单中应该包含供应商的名称、地址、联系人和联系方式，以确保采购方能够与供应商进行有效的沟通和协调。
  
• 采购方信息：订单中应该包含采购方的名称、地址、联系人和联系方式，以确保供应商能够与采购方进行有效的沟通和协调。
  
• 产品或服务描述：订单中应该清晰地描述需要采购的产品或服务，包括数量、规格、型号、质量要求等。
  
• 价格和支付条件：订单中应该包含产品或服务的价格，以及付款的条件和方式，如预付款、到货付款、发票付款等。
  
• 交货条件和时间：订单中应该明确产品或服务的交付时间和地点，包括运输方式和费用，以确保采购方能够按时收到所需的产品或服务。
  
• 违约责任和索赔条款：订单中应该包含违约责任和索赔条款，以确保双方在合同执行过程中能够依据合同条款保护各自的权益。
  
• 其他条款和条件：订单中可能包含其他条款和条件，如保密协议、知识产权协议等，根据具体情况灵活处理。
  

采购订单（PO）是由买方创建并发送给卖方的法律文件，以确认其购买产品/服务的意图。
采购订单帮助企业了解并说明其要求的所有商品或服务。经理可以使用采购订单来跟踪其他相关信息，如数量、交货说明、成本、条款和所需日期。
采购订单流程包括企业创建、批准、验证、管理和跟踪采购订单所采取的所有步骤，从确定需求到交付或销售点。
虽然部分企业的采购订单流程在某些方面可能是独特的，但有7个工作流元素是大多数采购订单流程通用的：
● 采购订单创建
● 批准
● 派遣
● 有约束力的合同
● 货物交付
● 三向匹配
● 关闭
采购订单流程的7个步骤

1.订单创建
采购订单流程的第一步是创建采购申请。在这一点上，你需要知道正在购买什么、申请的优先级、你的预算、何时需要产品或服务、谁需要批准订单以及供应商。
2.批准
创建订单后，流程的下一步是获得申请的批准。在某些情况下，该批准可能是口头的或通过电子邮件发送。在其他公司，可能需要更正式的行动，如完成文书工作。
审批级别取决于采购金额、公司政策或指南以及供应商的要求。批准还可能需要验证预算或文件，如产品规格或详细工作说明书（SOW）。审批后，请购单变成采购订单。
3.派遣
申请批准后，采购订单将发送给选定的供应商。然后，供应商根据采购订单提交投标。投标的批准基于价格、质量、支持、服务、时间表和与你的业务相关的其他因素。
4.有约束力的合同
中标后，企业和供应商必须就合同达成一致。合同通常包括与采购相关的条款和条件，如所采购的物品附带哪些支持或如何处理任何争议。
5.货物交付
然后，供应商将根据概述的时间表和运输要求生产和交付所采购的物品。企业将核实质量，并将收到的货物与预期货物进行匹配。如果货物不符合要求，可以在这阶段通知供应商。通常，供应商将向采购方发送一份发票，概述价格和付款条件。
6.三向匹配
收货审核通过后，采购方将把采购订单与供应商的采购订单和发票进行匹配。企业应检查以确保所有费用准确无误。
7.关闭
三向匹配通过后，采购订单将关闭。
为什么实施采购订单流程很重要？

一致、可重复的采购订单流程提供了一系列好处，包括增强的控制、可见性和效率。
编制预算
一致的采购订单流程有助于财务部门准确核算所有相关采购费用，并保持预测和预算。
订单管理
已建立的采购订单流程允许你一次管理多个订单，并提供相关活动的可见性，如发货和收货、库存控制和生产计划。此外，一个健康的采购订单流程应该在整个过程中的每个接触点都保持透明度。
财务责任
稳健的采购订单流程将创建现金流的书面记录，并增加一路上货物成本的责任。银行、审计师和法律部门会将其视为企业的资产。
争议解决
在采购订单过程中，在企业和供应商之间创建法律合同有助于确定责任并解决争议。条款和条件已明确说明，详细信息（如保证、担保或其他政策）以白纸黑字列出。


优化采购订单流程的实践

业务不断发展，流程需要不时进行重组，以保持高效和准确。采购订单流程也不例外。
不维护采购订单流程的直接风险包括错误、浪费、超支、预算不足以及最终的高消耗率。
从长远来看，低效或不准确的采购订单流程也会导致你与供应商的关系以及你根据公司需求获取商品或服务的能力出现问题。
将采购管理系统集成到企业的采购订单流程中是一种标准化程序并用自动化代替重复的简单方法。8Manage SRM是端到端的采购管理系统，在适合你团队的工作流中创建、跟踪和处理采购订单。
该系统允许你创建采购订单模板，以便更快地创建每个订单，还有审计跟踪功能，允许任何人查看对订单采取的任何操作。这有助于提高员工对所有采购交易的责任感。
你可用8Manage系统跟踪所有供应商的采购。通过这种方式，可及时发现供应商未按时交付或未按承诺交付的问题，或者在商定的合同条款之外发生的任何问题。此外，8Manage采购系统还确保企业可以预算他们的采购和管理现金流，以便一切顺利进行。8Manage也可以用于获取库存管理信息，因此无需在额外库存中占用资金，也没有在季节性高峰期间库存不足的风险。
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采购订单是企业根据产品的用料计划和实际能力以及相关的因素，所制定的切实可行的采购订单计划，并下达至供应商执行，在执行的过程中要注意对订单进行跟踪，以使企业能从采购环境中购买到企业所需的商品，为生产部门和需求部门输送合格的原材料和配件。

采购订单的定义其实，很简单。
采购订单：简称PO（purchase order），它是供应商合作的起点，是企业查看采购支出的循环起点，是积累企业决策所需的运作数据的关键。
缓慢的采购订单处理流程，甚至有可能导致业务瘫痪。依靠手工处理采购订单，留存在电子邮件和电子表格里的采购订单流程，就像是没有ATM访问权限的银行账户一样，数据很全，整理很难。
需要引起注意的是，当企业过分依赖员工手动PO时，安全风险和合规性问题也会激增。所以很多企业的业务流程都在逐步向自动化迈进，比如通过系统预设订单模板，最大限度减少在采购订单上花费的时间。
采购订单模板通常包含：

• 买家详细信息（组织名称、徽标、联系地址）
  
• PO 编号（用于会计、库存、三单匹配等）
  
• 卖家详细信息（服务提供商的姓名、地址和联系信息）
  
• 订单详细信息（邮政日期，项目，数量，送货地址和交货时间表等）
  
• 付款详细信息（单价、采购订单总值、调整项、付款条件、时间表等）
  
• 签名行
  
• 附加条款和条件（如有）
  
• 如果订单出现问题，必须通知卖家日期
  

采购订单模板的作用，在于它简化了流程，并确保了一致性，采购工作人员不必每次都创建新的采购订单文档，而是简化了流程并确保了一致性。
维护标准采购订单模板，也可以减轻采购团队的大量管理负担，并最大限度地减少错误。
很多企业都在依靠EXCEL来制作po模板，但excel也同时在降低采购运营效率。
1、格式问题：修改特定字段，可能会弄乱整个模板
2、精度：手动输入数据，很难做到100%准确，而不准确地数据，也无法为制定有效地计划做参考
3、同步：当策略或者流程修改，需要手动更新每一个采购模板，耗时耗力
4、存储与查找：把文件存储到一个文件夹里简单，但如果存储地这个人，没有正确地按照格式存储，那就很麻烦了，查找po并与采购项目对应将是一项大工程。
5、审核：同4，如果采购订单被困在文件柜或者本次电脑种，那么审计，就不得不无休止地翻阅成堆地数字和物理文件夹。
6、报告：形成有效决策地基础是数据准确，但excel手动输入数据地出错率，明显比系统要高出2倍不止；
与传统的ERP系统不同，支出宝数智采购SaaS系统，可以将【采购申请】直接转换为【采购订单】，同时，企业采购也可以利用系统po模板，直接在线创建采购订单，并通过订单的线上管理，全流程跟踪采购订单进度，形成规范化、标准化的采购订单流程，缩短采购周期。
此外，在需求管理方面，支出宝提供多种计划申请模板，杜绝杂乱的需求申请及输出方式，并通过寻源策略反向管控审批流程，让流程更清晰有序。
作为新一代数智采购支出管理SaaS的行业引领者，支出宝依托于顾问团队多年采购管理经验，能够快速帮助企业梳理业务采购流程和现状，并将其转变为可执行的产品逻辑，帮助企业深度Know-how，并把采购Know-how做成知识、模板，嵌入到系统中，帮助企业提高效能。
这种“轻咨询”的模式，也使企业管理运营得以改善，为数智采购系统落地提供了重要支撑。
为了进行比较，让我们看一下支出宝PO模板所带来的优势：

• 简单自定义，您可以在其中使用可视化表单生成器和拖放工具来创建采购订单模板。
  
• 无需从头开始构建采购订单跟踪工具，从而节省时间。
  
• 通过自动化工作流程和数字清单确保每次一致的 PO 处理。
  

现在考虑通过像支出宝这样的基于大数据的数字采购软件来处理PO的优势。

• 将采购订单存储在基于云的主数据库上，以检索实时数据并启用自动同步。
  
• 对机密采购信息的受限访问，具有条件可见性和基于角色的访问。
  
• 使用交互式仪表板和类似功能即时跟踪趋势。
  
• 与当前的采购软件、会计工具等集成。轻松导入/导出数据。
  
• 能够随时随地在任何设备上应用、批准、拒绝和审阅采购订单表单。
  
• 使用基于规则的 PO 审批确保策略合规性和支出透明度。
  
• 使用基于规则的条件方法路由采购订单审核。
  

从这个简单的功能比较中，很容易看出哪种替代方案是要走的路。
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什么是采购订单

采购订单是指企业采购部门在选定供应商之后，向供应商发出的订货单据。采购订单是采购双方订立采购合同的重要依据，它包括了采购所需的重要细节信息，包括采购数量、商品规格、质量要求、采购价格、交货日期、交货地址等
一份采购订单应该包含以下内容：

1、质量条款
质量是指物料所具有的内在质量语外观形态的综合，包括各种性能指标和外观造型。条款的主要内容有技术规范、质量标准、规格、品牌名
在采购作业中，需以最明确的方式去界定物料可接受的质量标准，一般有以下三种方式来表达物料的质量：

• 用图纸或技术文件来界定物料的质量标准
  
• 用国际标准、国家标准或行业标准来界定物料的质量标准
  
• 用样品来界定物料的质量标准，当用文字或图片难以表达时，常用样品来表示，同时样品也可以作为物料的辅助性规格，与图纸或技术文件结合使用
  

2、价格条款
价格是指交易物料每一计量单位的货币数值。价格条款的主要呢绒有价格术语 的选用、结算币种、单价、总价等。具体包括计量单位的价格金额、货币类型、交货地点、国际贸易术语、物料定价方式等
3、数量条款
数量是指采用一定的度量制度对物料进行量化，以表示物料的重量、个数、长度、面积、容积等。数量条款的主要内容包括：交货数量、单位、计量方式、必要时还应清楚说明误差范围
4、包装条款
包装是为了有效地保护物料在运输存放过程中的质量和数量要求，并利于分拣和环保，把物料装进适当容器的操作。包装条款的主要内容有包装材料、包装方式、包装费用和运输标志等，具体包括标识、包装方式、材料要求、环保要求、规格、成本、分拣运输标志等
5、装运条款
装运是指把物料装上运载工具并运送到交货地点。装运条款的主要内容有运输方式、装运时间、装运地与目的地，装运方式（分批、转运）、装运通知等
6、检验条款
在一般的买卖交易过程中，物品的检验是指按照合同条件对交货进行检查并验收，涉及质量、数量、包装等条款，主要包括检验时间、检验机构、检验工具、检验标准及方法等
7、支付条款
支付是指采用一定的手段，在指定的时间、地点，使用确定的方式付货款。支付条款中应说明以下内容：

• 说明支付手段，可以有货币或汇票两种方式，一般是汇票
  
• 说明付款方式，可以是银行提供信用方式、银行不提供信用但可作为代理方式
  
• 说明支付时间，包括预付款、即期付款、延期付款
  
• 说明支付地点，一般是付款人或指定银行所在地
  

8、保险条款
保险是企业详保险公司投保，并缴纳保险费的过程，物料在运输过程中受到损失时，保险公司会依据投保单位向企业提供经济上的补偿。保险条款的主要内容包括：确定保险类别及其保险金额、指明投保人并支付保险费
9、不可抗力条款
不可抗力是指在合同执行过程中发生的，不能预见的、人力难以控制的意外事故，如战争、洪水、台风、地震等，致使合同执行过程中被迫中断。遭遇不可抗力的一方可因此免除合同责任。不可抗力条款的主要内容包括：不可抗力的含义、适用范围、法律后果、双方的权利义务等
10、仲裁条款
仲裁协议为仲裁条款的具体体现，是指买卖双方自愿将其争议事项提交第三方仲裁机构进行裁决。仲裁协议的主要内容包括：仲裁机构、适用的仲裁程序、运用地点、裁决效力